Większość founderów i managerów pewnie zgodzi się z twierdzeniem, że “Ludzie są w firmie najważniejsi!”. Duża część zdaje sobie sprawę także z tego, że zatrudnianie, utrzymywanie, odpowiednie motywowanie i rozwijanie pracowników jest jednym z największych wyzwań w prowadzeniu działalności. 

Zespół złożony z odpowiednio dopasowanych osób oraz umiejętne zarządzanie pracownikami jest kluczem do sukcesu każdej firmy. Dlaczego więc większość founderów i managerów wciąż bagatelizuje problemy związane z ludźmi w ich organizacji? 

Pracując na co dzień ze start-upami i rozwijającymi się firmami technologicznymi w Polsce oraz w USA, obserwujemy, jak ogromne są potrzeby w zakresie HRu w dynamicznie rosnących organizacjach. Niejednokrotnie dostrzegamy, jak ciężko jest twórcom i zarządzającym dynamicznie rozwijającymi się firmami zmierzyć się z trudnościami, o których wcześniej nie myśleli w kategorii istotnych wyzwań, a które związane są właśnie z ludźmi i zespołami.

Przyjrzyjmy się najczęściej popełnianym przez liderów błędom, a także praktycznym wskazówkom jak ich uniknąć, aby budować i prowadzić organizacje, w których ludzie są zaangażowani i dostarczają rezultaty, realizując wyznaczone cele.

“Po co zajmować się kulturą organizacyjną? Ona tworzy się sama!”

Pierwszy błąd. Kultura organizacyjna istnieje nawet wtedy, gdy nie jest spisana lub wypowiedziana na głos. Pojawia się samoczynnie, jeśli tylko zespół składa się z większej liczby osób niż tylko founder. Tworzą się pewne normy zachowań, sposoby komunikacji, kreowane są wspólne cele, zwyczaje i zasady. Dzieje się to nawet w nielicznych grupach. 

Wszystko to, co sprawia, że pracownik czuje się w naszej firmie wyjątkowo, jest elementem naszej kultury organizacyjnej, jednak ustawienie w biurze stołu do piłkarzyków, zorganizowanie owocowych czwartków czy przestrzeń biurowa przyjazna pupilom pracowników nie załatwi sprawy. Dobre zorganizowanie miejsca pracy jest jednym z elementów kultury organizacyjnej, ale wciąż pozostaje tylko elementem. 

Czynniki mające największy wpływ na morale i zaangażowanie pracowników to wspólne cele, zasady, normy zachowań, symbole, przekonania i zwyczaje. Ich odpowiednie określenie, zdefiniowanie i wdrożenie przyczynia się do stworzenia wyjątkowego środowiska pracy, w którym ludzie są zmotywowani i efektywni. 

Gdy pomyślimy o tym już na samym początku działalności, unikniemy przyszłych nieporozumień i będziemy mieli pewność, że wszyscy, którzy są na podkładzie, płyną w tym samym kierunku i razem z nami chcą zdobywać biznesowy Mount Everest. 

“Musimy określić misję, wizję i podstawowe wartości firmy, więc wymyślmy coś na szybko!” 

Budowanie strategii firmy nie może odbyć się bez określenia misji, wizji i podstawowych wartości w organizacji. Niestety, często podczas ich weryfikacji i pracy z founderami, spotykamy się z pustymi sloganami, które nie znajdują odzwierciedlenia w działaniach managerów i liderów. 

Misja powinna określać kim jesteście jako firma, w co wierzycie i dlaczego istniejecie. Ważne jest także, aby zdefiniować dla kogo działacie, od czego zależy Wasz sukces i co wnosicie do społeczeństwa. To coś, co każdy pracownik obudzony w środku nocy powinien być w stanie wyrecytować, ponieważ misja to nic innego jak to, nad czym pracujecie wspólnie każdego dnia. 

Wizja firmy powinna określać jej kształt i obraz w przyszłości, a także to, czym się będzie charakteryzować i co chce osiągnąć dana organizacja. Przy jej tworzeniu, bardzo ważne jest, aby nie zapomnieć o odniesieniu się do aktualnego stanu firmy. Dzięki temu nasza wizja będzie bardziej wiarygodna i skuteczna.

Podstawowe wartości powinny być określone i komunikowane w sposób jasny i prosty. Muszą być jednak wartościami realnymi, w których duchu będziecie aktywnie działać każdego dnia. Pracownicy będą się identyfikować z nimi oraz organizacją i będą zaangażowani w osiąganie wspólnego celu dopiero wtedy,  gdy będą mieć pewność, że liderzy sami w nie wierzą. 

“Po co się głowić nad komunikacją w organizacji, skoro mamy różne narzędzia, komunikatory, a każdy przecież wie, co ma robić.” 
Czy na pewno? Brak prawidłowej i transparentnej komunikacji w firmie okazuje się być bardzo częstym problemem wśród founderów, a prowadzi on do konfliktów w zespole, opóźnień w realizowanych procesach oraz błędów w wykonywanych zadaniach. Im dłużej komunikacja w firmie jest nieodpowiednio zorganizowana, tym szybciej nawarstwiają się problemy firmy. 

Bardzo częstym błędem popełnianym przez zarząd start-upu jest prowadzenie jednostronnej komunikacji, w której pracownik ma jedynie wykonywać polecenia, a każda decyzja przełożonego jest ostateczna. Wielokrotnie spotykamy się także z brakiem otwartości na zmiany i zbyt dużym przywiązaniem do swoich pomysłów ze strony liderów. Kolejnym problemem jest brak odpowiednio zbudowanej kultury feedbacku w firmie. Founderzy powinni umieć dawać, ale także odbierać feedback od pracowników. Zarówno ten pozytywny, jak i negatywny. 

Wiele razy byliśmy w HR Hints świadkami tego, jak słaba komunikacja prowadziła do frustracji, braku zrozumienia, konfliktów między zespołami i pracownikami. Obserwując start-upy widzimy, że komunikacja wewnątrz organizacji jest na tyle ważna, że odpowiednie jej zbudowanie pozwala znacznie przyspieszyć rozwój firmy. 

“Jak ja tego nie dopilnuję, to nic z tego nie będzie!” 

Nawet nie wiecie, jak często spotykamy się z takimi słowami od founderów, którzy tłumaczą w ten sposób swoją nadmierną kontrolę i branie wszystkich decyzji na swoje barki.

Z prowadzeniem firmy wiąże się ogromna odpowiedzialność. W start-upach i dynamicznie rozwijających się firmach technologicznych jej poziom jest jeszcze wyższy z uwagi na dużą dynamikę i ciągłe zmiany.

Bardzo często obserwujemy, że founderzy obawiają się, że praca nie zostanie wykonana tak dobrze, jak gdyby zrobili ją sami. W wyniku tego, zamiast wspierać nowego pracownika w realizacji zadań, dbać o rozwój zespołu, liderzy są rozczarowani i przestają delegować zadania, bo wolą samodzielnie zarządzać tematami. To powoduje, że bardzo szybko osoba foundera staje się wąskim gardłem dla zespołu i działa demotywująco na pracowników. 

Aby tego uniknąć, należy przede wszystkim zatrudniać dopasowanych do firmy kandydatów, którym będzie można zaufać w 100%, poświęcić nowym pracownikom dużo czasu i  zadbać o proces onboardingu i wdrożenia we wszystkie procesy w firmie. Należy być również blisko swojego zespołu. Nie po to, aby kontrolować i poprawiać, ale po to, aby wspierać i rozwiązywać problemy.  

“Jest nas jeszcze zbyt mało, żeby zajmować się HRem i zatrudniać osobę dedykowaną od tego!” 

Niestety wciąż obserwujemy organizacje, w których dział People and Culture lub po prostu - dział HR - jest tworzony zdecydowanie za późno. Wielu liderów decyduje się na skorzystanie z pomocy w kwestiach ludzkich w firmie dopiero wtedy, kiedy problemy zagrażają stabilności i przewidywalności organizacji. 

Tymczasem tworzenie kultury, definiowanie wartości, prowadzenie dopasowanej rekrutacji na kluczowe stanowiska, odpowiednie określenie potrzeb kompetencyjnych i przyszłego zatrudnienia, zbudowanie transparentnej komunikacji, a także weryfikowanie wszystkiego, co może wywołać późniejsze konflikty, to właśnie zadania dla HRu i powinno się nimi zajmować od samego początku działalności firmy. 

To czy founder zdecyduje się w odpowiednim momencie na stworzenie odrębnego działu HRowego, czy skorzysta z zewnętrznej pomocy konsultantów lub mentorów w obszarze zarządzania ludźmi jest kwestią drugorzędną. Najważniejsze, aby nie bagatelizować tego obszaru na początkowym etapie rozwoju firmy i zderzyć swoje wyobrażenie na temat HRu w firmie ze specjalistą zanim pojawią się realne problemy.

“HR to szybkie zatrudnianie dobrych kandydatów!”

Kolejnym problemem wartym uwagi, jest utożsamianie HRu  z rekrutacją. Owszem, jest ona kluczowa dla funkcjonowania spółki, szczególnie w start-upie na etapie skalowania, ale nie można zapominać, jak ważne jest szeroko pojęte zarządzanie ludźmi i dbanie o tych, których ma się już na pokładzie. 

HR to nie tylko zatrudnianie dopasowanych do organizacji osób, ale także późniejsze prowadzenie ich wewnątrz organizacji oraz wspieranie ich rozwoju. Rozwiązywanie konfliktów interpersonalnych, umiejętność motywowania zespołu, budowania zaangażowania, delegowanie zadań i projektów to umiejętności, których często founderzy i managerowie w dopiero startujących firmach muszą się nauczyć.

Rolą lidera jest poprowadzenie zespołu do zamierzonych celów i dbanie o to, aby wszyscy pracownicy byli świadomi, jaka jest sytuacja w firmie, i jakie zadania należą do poszczególnych działów i osób. Tak, aby każdy czuł się niezbędnym elementem układanki, bez którego firma nie osiągnie zamierzonych rezultatów.

Obserwując na co dzień founderów i ich startupy, to właśnie te błędy zauważamy najczęściej. Warto dodać, że wszyscy liderzy w dynamicznie rozwijających się firmach stoją przed podobnymi wyzwaniami. Chociaż każda firma to osobna historia i osobne wyzwania, a znaczenie mają także specyficzne uwarunkowania, warto wyciągać wnioski z doświadczeń osób, które widziały już podobne sytuacje i konflikty. 

Zarządzanie ludźmi jest oczywiście pełne wyzwań, ale ci,  którzy w odpowiednim czasie dostrzegą potrzeby związane z szeroko pojętym HRem i zaczną realnie dbać o pracowników i kulturę w swoich firmach, będą mieli znacznie większe szanse na sukces.

Filip Małek - Business Manager w HR Hints

W HR Hints odpowiedzialny za kontakt ze start-upami i firmami technologicznymi. Ma doświadczenie w wynoszeniu spółek i organizacji na rynki międzynarodowe, kreowaniu wizerunku firm i budowaniu i pielęgnowaniu relacji z firmami i partnerami.