Ostatnie 20 lat stało się czasem powstawania coraz to nowych komunikatorów i portali społecznościowych. Każdego dnia bombardują nas powiadomieniami i niekończącymi się nigdy treściami, które możemy przewijać palcem po ekranie godzinami. Według The Daily Telegraph, w 2011 r. przeciętny Amerykanin codziennie przyswajał 5 razy więcej informacji niż miało to miejsce w 1986 r. Obecnie coraz częściej mówi się z jednej strony o zjawisku przeciążenia informacją, a z drugiej o tzw. FOMO (Fear of Missing Out), czyli strachu przed tym, że ominie nas jakieś wydarzenie czy wiadomość. To wszystko powoduje, że koncentracja i efektywna praca jest trudniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.

Jak wskazała Linda Stone, która przez lata zasiadała w zarządach Apple i Microsoft, dzisiejsi pracownicy cierpią na ,,nieustanną uwagę częściową" – (continuos partial attention), czyli stan, w którym starają się przynajmniej częściowo utrzymać uwagę na wszystkim. Przez to czujemy, że ciągle jesteśmy w pogotowiu, co powoduje stres, spadek kreatywności i problemy z pamięcią. Sprawia także, że często odrywamy się od wykonywanych zadań - narzekając na brak czasu, dziesiątki minut, czy nawet godziny spędzamy w internecie.  

Szczęśliwie aplikacje mogą posłużyć nam efektywnego zarządzania sobą w czasie i do okiełznania… innych aplikacji.

Polskie aplikacje

Taggly

Z Taagly skorzystacie na komputerze. Aplikacja pozwala przydzielać obowiązki, kontrolować pracę, zarządzać zadaniami, jak również generować raporty. Może być także platformą komunikacji i wymiany plików, a wszystkie czynności wykonywane są z jednego, przejrzystego pulpitu nawigacyjnego. W wersji darmowej może korzystać z niej do 5 użytkowników, którzy dysponują 100 MB wspólnej pamięci, realizując jednocześnie maksymalnie 10 projektów. Taagly szeroko wykorzystuje panel tagów, które są znacznym ułatwieniem w zarządzaniu projektami.

Nozbe

Kolejna polska aplikacja, która może stanowić zarówno rozwiązanie do organizacji czasu (Nozbe Personal), jak i do pracy zespołowej (Nozbe Teams). W Nozbe Personal możesz tworzyć projekty, wyznaczać terminy realizacji i delegować zadania. Aplikacja oparta jest na metodzie „Getting Things Done”, która zakłada zbieranie wszystkich zobowiązań i projektów w jednym miejscu, ich analizę, zajmowanie się tylko jedną sprawą jednocześnie i realizowanie zadań po kolei tak, by żadne z nich po przeniesieniu do archiwum nigdy już nie trafiło z powrotem do koszyka „to do”.

Nozbe Personal ma prosty interfejs i funkcjonalności, których (wg twórców) nauczysz się w około 10 minut. Z aplikacji możesz skorzystać zarówno na komputerze, jak i w telefonie – w systemie Android i iOS.

Z kolei Nozbe Teams koncentruje się na pracy zespołowej. Jej podstawą są w aplikacji są projekty, do których zaliczymy każdy cel biznesowy do osiągnięcia wraz z zespołem, wymagający realizacji w więcej 2-3 krokach. Elementem każdego projektu są poszczególne, przydzielone konkretnym członkom zespołu zadania, a do nich z kolei dodawane są komentarze.

Co istotne, zarówno na stronie Nozbe Personal, jak i Nozbe Teams znajdziecie sporo filmików tłumaczących krok po kroku funkcjonalności programów, także przez ich twórcę i CEO, Michała Śliwińskiego.

Timpler

To aplikacja, która z jednej strony ma pomagać zarządzanie sobą w czasie, ale jednocześnie jej zadaniem jest także uczenie dobrych nawyków. Timpler jest darmowy, dostępny w urządzeniach mobilnych i posiada bardzo przyjazny wygląd oraz intuicyjne funkcjonalności co, jak wskazują twórcy, ma zdecydowanie uprościć organizowanie zadań.

Głównym celem aplikacji jest wypracowywanie tzw. rutyn, czyli nowych, określonych przez użytkownika nawyków, takich jak czytanie książek, nauka języków, czas bez aplikacji czy sport. Z kolei sekcja „Nadchodzące” jest zintegrowana z innymi kalendarzami dostępnymi na telefonie, dzięki czemu pomaga szybko przeglądać zaplanowane zadania. Timpler analizuje Twój sposób organizacji czasu i dostosowuje do niego tworzenie „Rutyn”, korzystając z chwil, w których nie masz zaplanowanych zadań. Wskazuje także, w jaki sposób możesz zmodyfikować Twój dotychczasowy sposób zarządzania dniem.

Zagraniczne aplikacje

Trello

Darmowe, dostępne na przeglądarkach Chrome, Firefox, Safari i Internet Explorer narzędzie do organizacji projektów i współpracy zespołowej. Aplikacja ułatwia dzielenie zadań i określanie osób odpowiedzialnych za ich realizację, jak równie również na zapisywanie inspiracji, widocznych dla członków danego projektu. Trello działa już ponad 10 lat i jest jedną z najpopularniejszych tego typu aplikacji na świecie. Jak wskazują twórcy, potrafi rozbudzić w użytkownikach pasję do organizowania i pracy projektowej podobną do tej, którą wcześniej generowały jedynie media społecznościowe. 

Evernote

To z kolei narzędzie, które – jak sama nazwa wskazuje – jest formą notatnika, w którym możemy przechowywać listy „to do”, jak również inspiracje. Evernote działa w trybie online, jak i ofline. Służy głównie do przechowywania danych w formie notatek tekstowych, ale pozwala także na tworzenie ich w wersji głosowej, jak i robienia screenów i zapisywania zdjęć. Wszystkie dodane do Evernote materiały są zapisywane na koncie internetowym i mogą być przez użytkownika tagowane. W bezpłatnej wersji można przechowywać do 60 MB danych.

TodoBook

To jedna z najpopularniejszych wtyczek do przeglądarki Chrome, która może pomóc ograniczać rozpraszanie przez social media. W jaki sposób? Użytkownik tworzy listę zadań do realizacji w danym dniu. Wchodząc na portal społecznościowy lub korzystając z aplikacji, treści publikowane przez innych zobaczy dopiero po wykonaniu wszystkich wpisanych na listę zadań. Pierwotnie wtyczka miała oduczyć od ciągłego wchodzenia na portal Facebook, a obecnie rozszerzono jej działanie na LinkedIn, YouTube, Reddit, Twitter czy Product Hunt.

Freedom

Celem aplikacji jest uwolnienie nas od rozpraszaczy. Korzystając z Freedom możesz zablokować na urządzeniu mobilnym dostęp do stron i aplikacji, utrudniających Ci koncentrację. Jednocześnie możesz również zaplanować sesje sesji skupienia. Co istotne, Freedom posiada także tryb, który zablokuje możliwość zmiany raz wprowadzonych ustawień – to opcja idealna dla osób ze słabą wolą!