Z tego artykułu, dowiesz się:

• jakie korzyści płyną z pracy zdalnej;
• jak skutecznie zarządzać zdalnym zespołem;
• jakie są najczęściej popełniane błędy przy pracy zdalnej;
• jakie narzędzia są przydatne do pracy zdalnej?

Jakie korzyści daje zdalne zarządzanie zespołem?

Zarządzanie zespołem rozproszonym pozwala na zatrudnianie pracowników niezależnie od ich miejsca zamieszkania. Dzięki temu można rekrutować najlepszych specjalistów nawet z bardzo niszowych dziedzin. Maleją też koszty prowadzenia działalności, ponieważ nie trzeba płacić za wynajem biura. Zespoły zdalne pracują wydajniej. Pracownicy nie tracą czasu na dojazdy i mogą przeznaczyć więcej godzin na obowiązki zawodowe. Home office, niweluje problem spóźnień, a nawet ogranicza czas spędzony na zwolnieniu. A to wszystko przy minimalnych nakładach inwestycyjnych. Chociaż dla pracodawców stanowi rozwiązanie idealne, praca zdalna budzi kontrowersje i niepewność.

Jakie wątpliwości mają przedsiębiorcy przechodzący na pracę zdalną? Obawy związane z zarządzaniem zespołem na odległość wynikają zwykle z ograniczonego zaufania do pracowników i mniejszych możliwościach kontroli. Pojawiają się również głosy, że w zespołach rozproszonych występują duże problemy z integracją, co źle wpływa na wydajność pracy. Można temu jednak zapobiec, wdrażając w firmie przemyślane procesy i zapewniając odpowiednie szkolenia.

Przestawienie się na pracę zdalną wymaga zmiany nastawienia. Zarządzanie zespołem na odległość to jedno z najtrudniejszych zadań, przed jakim może stanąć lider. Aby czerpać jak najwięcej korzyści z pracy zdalnej, należy dobrze się do niej przygotować. Potrzebny jest też czas na: 

• gruntowne przeszkolenie kadry zarządzającej;
• przemyślenie strategii komunikacji;
• przygotowanie harmonogramu pracy;
• dobranie odpowiednich narzędzi.

Skuteczna komunikacja w zespole rozproszonym – jak o nią zadbać?

Przekazywanie informacji w zespole na bieżąco

Informowanie pracowników o tym, co dzieje się w firmie, pozwala uniknąć błędów i nieporozumień. Wszelkie ogłoszenia dotyczące spraw firmowych i poszczególnych projektów powinny być przekazywane na bieżąco. Warto na początku ustalić jeden kanał komunikacyjny, który będzie wykorzystywany w tym celu. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu niezależnie od miejsca pracy poznają cele firmy i swoją rolę w ich realizacji.

Używanie różnych kanałów komunikacji

Kanał komunikacji powinien być dopasowany do rodzaju i celu komunikatu:

• Poczta e-mail – najczęściej służy do wysyłania oficjalnych informacji, podsumowań po spotkaniach, przypomnień o zbliżających się deadline’ach i urlopach. 
• Wideokonferencje – są wykorzystywane do planowania zadań, spotkań koncepcyjnych, burzy mózgów.
• Komunikatory – służą do bieżącej komunikacji pomiędzy członkami zespołu (również nieformalnej). 
• Wirtualne listy zadań – służą do monitorowania postępów w projektach i dzielenia się wiedzą w zespole rozproszonym.

Budowanie relacji z pracownikami

Zgrany zespół to większa produktywność i lepsza atmosfera pracy. Jednak integracja i budowanie relacji w zespole rozproszonym są utrudnione. Pomocne mogą być regularnie organizowane wideokonferencje. Dzięki nim członkowie zespołu mają szansę poznać się bliżej. Dobrym pomysłem jest również udostępnienie pracownikom miejsca na nieformalne dyskusje (np. kanał tematyczny na Slacku, grupa na Facebooku). Od czasu do czasu warto zorganizować warsztaty połączone z integracją zespołu.

Troska o zaufanie w zespole rozproszonym

Wysoki poziom zaufania w zespole pozwala na lepszą koordynację pracy i zwiększa motywację. Pracownicy zdalni nie powinni być dla siebie anonimowi. Warto, aby każdy miał dostęp do podstawowych informacji na temat kolegów z zespołu i wiedział, czym się oni zajmują. Ciekawym pomysłem jest też stworzenie firmowego newslettera. Można w nim przedstawiać nowe osoby, świętować bieżące sukcesy oraz udostępniać eksperckie artykuły pisane przez pracowników.

Jak zarządzać zespołem rozproszonym? Praktyczne wskazówki

Stałe godziny czy elastyczny czas pracy?

Dzięki pracy zdalnej każdy członek zespołu może pracować w czasie swojej największej produktywności. Elastyczny czas pracy pozwala na optymalne łączenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym. Co więcej, w zespołach rozproszonych część osób może pracować w różnych strefach czasowych. Sztywne godziny pracy nie są więc w tym przypadku najlepszym pomysłem. Zamiast tego warto ustalić kilka godzin w ciągu dnia, podczas których wszyscy będą dostępni. Ułatwi to przepływ informacji w firmie.

Jak planować spotkania na odległość?

Spotkania są potrzebne, ale i czasochłonne. Dlatego przed każdą wideokonferencją należy dokładnie przemyśleć cel rozmowy i listę uczestników. Aby nie był to czas stracony, warto też wyznaczyć lidera, wstępny plan i ramy czasowe. Po spotkaniu niezbędne jest wysłanie podsumowania do wszystkich uczestników. 

Monitorowanie efektów pracy

Monitorowanie efektów pracy pozwala zachować dyscyplinę w zespole i zwiększa efektywność pracy. Dzięki temu można też szybciej zidentyfikować ewentualne błędy. Dlatego bardzo ważne jest, by na początku ustalić: 

• oczekiwania menedżera i pracownika (obowiązki, zakres odpowiedzialności),
• harmonogram pracy (dzienny, tygodniowy, miesięczny),
• sposoby mierzenia efektów pracy (raportowanie, ewidencja czasu pracy, feedback).

Błędy popełniane przez menedżerów i sposoby na to, jak ich uniknąć

Niedocenianie pracowników zdalnych

Działania usprawniające pracę zdalną:

• Organizacja cyklicznych spotkań podsumowujących pracę, by każdy czuł się członkiem zespołu.
• Publicznie docenienie wkładu poszczególnych osób w projekt.
• Przekazywanie informacji zwrotnej po każdym zadaniu.

Chaos komunikacyjny

Działania usprawniające pracę zdalną:

• Ustalenie strategii komunikacji i przestrzeganie jej zasad.
• Komunikacja w ustalonych godzinach.
• Ograniczenie liczby kanałów komunikacyjnych.

Brak harmonogramu pracy

Działania usprawniające pracę zdalną:

• Ustalenie celów, zadań i priorytetów w różnym ujęciu czasowym.
• Ustalenie 2–3 wspólnych godzin pracy dla wszystkich pracowników zdalnych.
• Korzystanie z tablicy kanban do zarządzania projektami.

6 najlepszych polskich narzędzi do zarządzania praca zdalną 

• Nozbe – prosta w obsłudze aplikacja do zarządzania projektami. Dostępna na każdym systemie operacyjnym.
• IC Project – narzędzie do zarządzania projektami i kontrahentami. Pozwala również na fakturowanie i rozliczanie kosztów. 
• PM Compass – w pełni funkcjonalny program do zarządzania zespołem, projektami oraz do prowadzenia dokumentacji.
• For Task – rozbudowana aplikacja do zarządzania zespołami i projektami z wbudowanym czatem.
• InStream – aplikacja, która pomaga budować i utrzymywać relacje biznesowe. Można ją połączyć z kontem LinkedIn oraz innymi platformami social media.
• Time Camp – narzędzie do monitorowania komputera i ewidencji czasu pracy. Umożliwia również fakturowanie projektów. 

Narzędzia ułatwiające pracę zdalną, które warto znać:

• Google Hangouts – komunikator internetowy powiązany z kontem Google;
• Trello – aplikacja do zarządzania projektami współpracująca z Google Drive i Dropbox;
• Slack – komunikator internetowy do przesyłania wiadomości tekstowych, głosowych oraz multimediów;
• Dropbox – wirtualna przestrzeń dyskowa do przechowywania i udostępniania plików;
• Microsoft Teams – pakiet Office z dodatkową funkcją czatu, wideokonferencji i przestrzeni dyskowej;
• Zoom – platforma do organizacji konferencji i webinarów (nawet 10000 widzów);
• Asana – narzędzie do zarządzania projektami i komunikacji online współpracujące z pakietem G Suite.