Nawet jeśli bardzo lubisz swoją pracę (czego Ci życzymy), ważne jest zachowywanie odpowiednich proporcji pomiędzy czasem poświęcanym na obowiązki służbowe i na sprawy prywatne. Nadmierne angażowanie się w pracę może doprowadzić do szybkiego wypalenia zawodowego, które od 2019 r. jest klasyfikowane przez WHO na Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób. Ponadto, każdy czasem ma do wykonania zadania, które wiążą się z dodatkowym stresem lub innymi nieprzyjemnościami. Często takie sprawy odkładamy z dnia na dzień, co może wywołać dodatkowe problemy.

Także praca zdalna spowodowała wiele zmian w naszym sposobie pracy. O ile często wykonywanie obowiązków służbowych z domu pozwala na lepsze pogodzenie tego z życiem prywatnym, to mocniej zaciera się granica pomiędzy czasem pracy i czasem po pracy. Według przeprowadzonych przez firmę Nord VPN Teams, średni czas pracy w Ameryce Północnej i Europie Zachodniej podczas pandemii zwiększył się o... 2,5 godziny dziennie! Jak więc pracować efektywniej, co nie znaczy więcej?

Dobry plan to podstawa sukcesu!

Nie będziemy tutaj oryginalni – bardzo ważne jest planowanie pracy, zarówno w ujęciu miesięcznym, tygodniowym, jak i każdego dnia! Ale zanim rozpoczniesz ten proces, warto przeprowadzić audyt swojej dotychczasowej pracy. Sprawdź na co poświęcałeś najwięcej czasu i jakie obszary stanowiły dla Ciebie trudność. Zastanów się też, w których godzinach pracuje Ci się najlepiej?

Poziom naszej energii zmienia się w zależności od pory dnia. Ponadto, różnimy się między sobą preferencjami co do porannego lub wieczornego trybu życia. Jeśli pracujesz na etacie, ciężko będzie dostosować godziny otwarcia biura do Twojego indywidualnego harmonogramu. Jeśli jednak nie znosisz porannego wstawania – nie ustalaj najważniejszych zadań na tę porę dnia. I podobnie, jeśli jesteś skowronkiem – to właśnie rano powinieneś próbować realizować jak najwięcej spraw. Może warto zastanowić się również nad zmianą godzin pracy i przychodzeniem 60 minut przed resztą pracowników?

Planowanie zadań warto jest zaczynać od ustalania głównych celów na każdy miesiąc. Dzięki temu ustalając, jakie sprawy musisz wykonać w danym tygodniu, nie stracisz z oczu najważniejszych kwestii. Wypisując zadania w ujęciu tygodniowym możesz wypisać tylko te najważniejsze i najbardziej czasochłonne. Warto jednak od razu nadać im odpowiedni stopień ważności, a gdzie trzeba priorytet.

Wypisując zadania na jeden konkretny dzień, możesz skorzystać z tzw. metody ALPEN (jest to akronim od niemieckich słów):

A, jak Aufgaben, czyli zadania – to po prostu wypisanie zadań na ten dzień;

L, jak Länge schätzen, czyli szacowanie, ile czasu zajmie Ci wykonanie poszczególnych spraw;

P, jak Pufferzeiten einplanen, czyli przerwy i pauzy, na które również warto znaleźć odpowiedni czas!

E, jak Entscheidungen treffen, czyli priorytety. Które kwestie muszą zostać wykonane właśnie dziś? Co mogę zlecić innym osobom, a co przełożyć na inny moment?

N, jak Nachkontrolle, czyli jak łatwo się domyślić – kontrola. Sprawdź czy Twój plan miał odzwierciedlenie w rzeczywistości, aby wyciągnąć wnioski na następny dzień!

Aplikacja czy zeszyt?

W usprawnieniu planowania obowiązków, ale też kontrolowania tego na jakim etapie pracy są poszczególne osoby realizujące zadania w ramach poszczególnych przedsięwzięć, mogą pomóc Ci aplikacje do zarządzania projektami. To narzędzia szczególnie przydatne dla menadżerów, które pozwalają na bieżące monitorowanie postępów i zidentyfikowanie pojawiających się zagrożeń. Do programów, które posiadają darmową wersję, jak również są wyposażone w statystyki i oś czasu realizacji projektu należą: Taagly, Jira, nTask i Podio. Popularnym narzędziem jest również Asana i najstarszy chyba program tego typu, choć dosyć trudny w obsłudze – MS Project.

Szczególną uwagę warto zwrócić właśnie na Taagly, gdyż jest to polska aplikacja z ciekawym interfejsem. Pozwala przydzielać obowiązki, kontrolować pracę, zarządzać zadaniami, jak również generować raporty. Może być także platformą komunikacji i wymiany plików. Pamiętaj, że do planowania zadań nie potrzebujesz jednak aplikacji – wystarczy zwykły zeszyt czy kalendarz! Wykreślanie zrealizowanych zadań zapisanych wcześniej na papierze samo w sobie może być dobrą motywacją do działania. 

Nie wszystko na raz!

Wykonując codzienne obowiązki warto pamiętać też o tzw. efekcie piły. Na czym on polega? Pracownik, który został oderwany od zadania, nawet jeśli chodzi tylko o przysłowiową minutkę, nie skoncentruje się na dotychczasowej pracy od razu. Będzie on potrzebował dodatkowej chwili na powrót do obowiązków. Badania pokazują także, że modny kiedyś multitasking zjada bezefektywnie nawet 40 proc. produktywnego czasu. Dlatego warto skupić się na dokończeniu jednej rzeczy, zanim odbierze się kolejne maile i odpowie na telefony. Szybkość przecież zazwyczaj nie idzie w parze z jakością!