Serwis internetowy www.startup.pfr.pl stosuje pliki cookies. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z Polityką Prywatności.

Umowa biznesowa

5 umów, o których powinien wiedzieć każdy start-upowiec – Founders’ Agreement, NDA, umowa patentowa i inne

Powszechnie sądzi się, że start-up założyć można spontanicznie. Teoretycznie można, ale znacznie lepiej już od początku podpisać odpowiednie umowy, np. Founders’ Agreement. Dla zabezpieczenia interesu przedsięwzięcia można skorzystać z aż pięciu różnych rozwiązań, a to i tak nie wszystkie możliwości.

Z tego artykułu dowiesz się, że:

  • start-upy to przedsięwzięcia charakteryzujące się większym ryzykiem porażki, ale także większymi zwrotami z inwestycji w przypadku sukcesu – w każdym wypadku należy jednak odpowiednio zabezpieczyć formalnie swoje interesy już na samym początku działalności;
  • przy zakładaniu firmy warto sporządzić ze wszystkim współzałożycielami umowę Founders’ Agreement, która ustali wkład i obowiązki co-founder’ów;
  • na sukces w biznesie duży wpływ ma branding i identyfikacja wizualna firmy – dowiedz się, jak wygląda ochrona prawna znaku towarowego;
  • umowa poufności, czyli NDA, to podstawowa forma zabezpieczania interesów Twojego przedsiębiorstwa w trakcie współpracy z kontrahentami.

Jak zminimalizować niebezpieczeństwa związane z prowadzeniem biznesu

Tworzenie start-upu to zadanie, które ze względu na potencjalnie wyższy stopień ryzyka nieraz wiąże się z większą odpowiedzialnością, niż w przypadku zakładania klasycznej działalności, funkcjonującej w obrębie sprawdzonego rynku. Wbrew głosom sceptyków start-up nie jest jedynie modną formą słowną, określającą prowadzenie biznesu. Aby dana działalność faktycznie mogła być nazywana w ten sposób, powinna spełniać następujące kryteria:

  • być innowacyjna;
  • mieć możliwość skalowania;
  • charakteryzować się wyższym poziomem ryzyka.

Powyższe cechy start-upów sprawiają, że ich założyciele przede wszystkim skupiają się na praktycznym rozwijaniu przedsięwzięcia. Chociaż jest to kluczowe, nie należy zapominać również o kwestiach formalno-prawnych. To właśnie one są w stanie zabezpieczyć prowadzony biznes na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. 

Poniżej dowiesz się, w jaki sposób skutecznie uchronić się od różnego rodzaju zagrożeń za pomocą umów i procedur formalnych ważnych dla Twojej firmy. 

Founders’ Agreement dla start-upów – podstawowy dokument na sam początek działalności

Kiedy pomysł, wizja, motywacja, biznesplan, cele strategiczne, taktyczne i operacyjne są już jednoznacznie określone, nadchodzi moment, kiedy należy rozpocząć faktyczną współpracę. O ile przedsięwzięcie nie będzie w całości tworzone i prowadzone tylko przez jedną osobę, konieczne będzie uregulowanie zakresu praw i obowiązków wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Z rozwiązaniem przychodzi pierwszy ważny dokument dla powstających start-upów – Founders’ Agreement, czyli porozumienie współzałożycieli. O ile sporządzenie Founders’ Agreement w wymiarze formalnym jest banalne, o tyle samo ustalenie szczegółowych warunków może być trudne oraz rodzić konflikty. Nie istnieje prawne wskazanie, jak powinna wyglądać tego typu umowa, stąd też kwalifikuje się ją jako tzw. umowę nienazwaną. Trzeba też podkreślić, że nie jest ona umową spółki. W związku z tym ma charakter fakultatywny, gdyż jej powstanie zależne jest od woli wspólników. Dodatkowo umowa założycielska charakteryzuje się poufnością. Co do zasady znają ją tylko założyciele. Rzadkością jest udostępnianie jej innym podmiotom, np. kontrahentom spółki.  Może ona być bardzo rozbudowana lub krótka, jednakże przepisy w niej zawarte muszą być zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Należy pamiętać, że każdy wspólnik musi posiadać swój oryginał, podpisany przez innych współzałożycieli. Founders’ Agreement można także zawrzeć w formie aktu notarialnego, pociąga to jednak za sobą dodatkowe koszty (m.in. taksa notarialna). Warto także zaznaczyć, że postanowienia zawarte w umowie mogą być aktualizowane, np. z powodu zmiany składu osobowego spółki. Istotnym jest, aby zmiana została wprowadzona w formie analogicznej do zawarcia pierwotnej umowy założycielskiej, a zatem, jeśli był to akt notarialny, to zmiana powinna również mieć formę aktu notarialnego.

W takim dokumencie znajdują się najbardziej kluczowe aspekty wspólnej działalności. Najważniejszy z nich to podział udziałów w formie pre-money, prezentujący procentowy rozkład przyszłych udziałów po nadaniu projektowi osobowości prawnej (np. założeniu spółki z o.o.). Powinien on odbyć się jak najszybciej, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień. Nie zawsze bowiem wkład początkowy wszystkich członków projektu jest sobie równy.

Praktycznym rozwiązaniem jest określenie obowiązków i wkładu każdego z co-founder’ów. Każde zadanie, np. stworzenie kodu, zapewnienie rozwiązań hardware’owych, stworzenie strategii działania czy wniesienie wkładu finansowego na poczet inicjatywy, powinno być ujęte w dokumencie. Podobnie warto uwzględnić w nim przyszły podział zadań oraz nakreślić sposób realizacji procesów decyzyjnych w przedsięwzięciu (przykładowo: rozkład liczby głosów każdego współzałożyciela). Dobrze jest także ustalić procedurę wystąpienia wspólnika ze spółki, rozszerzenia składu osobowego spółki, czy udziału w jej stratach. W takiej umowie można również zawrzeć postanowienia dotyczące zakazu konkurencji, praw autorskich i patentów oraz klauzul odnoszących się do tzw. vestingu i liquidation preference. Dodatkowo ze względu na możliwe problemy z urzędem skarbowym wskazane jest, aby w treści umowy zawrzeć stosowanie przepisów o spółce cywilnej. 

Sposoby ochrony logotypu i nazwy

Zwykle już na samym początku jest się w trakcie opracowywania logotypu i logo start-upu.  Kwestie związane z brandingiem i identyfikacją wizualną są kluczowe dla przedsięwzięcia, dlatego warto zadbać o ich ochronę. Uczynić to można zasadniczo na dwa sposoby.

Po pierwsze, oryginalna nazwa i logo zgodnie z ustawą o prawie autorskim są przedmiotem prawa autorskiego i jako utwory o indywidualnym charakterze twórczym podlegają ochronie. Logo, aby być uznane za utwór, musi mieć, jak już wcześniej wspomniano charakter twórczy (chodzi tutaj o przejaw kreacyjnej działalności człowieka). Ponadto musi być unikalne oraz uzewnętrznione tak, aby mogła zapoznać się z nim, chociażby jedna osoba poza samym twórcą. Ochrona prawa autorskiego nie wymaga spełnienia żadnych czynności rejestracyjnych i zostaje przyznana automatycznie.

Po drugie, współzałożyciele mogą zdecydować się na skorzystanie z możliwości ochrony oferowanej przez prawo własności przemysłowej. Jest to pewniejszy sposób niż ten przewidziany przez prawo autorskie, wymaga jednak płatnej rejestracji. Ochronę prawa własności przemysłowej można uzyskać poprzez rejestrację elementów tożsamościowych firmy jako znaku towarowego

Według art. 120 ust. 1 ustawy o prawie własności przemysłowej znak towarowy, to każde oznaczenie, które można przedstawić w sposób graficzny, jeżeli oznaczenie takie nadaje się do odróżnienia towarów jednego przedsiębiorstwa od towarów innego. Logiem może być nie tylko grafika, ale także forma przestrzenna, np. opakowanie, a nawet melodia. Ochrona i ewentualne postępowanie w sprawie nieprzestrzegania przez inny podmiot prawa są w tym przypadku łatwiejsze. Wniosek o zarejestrowanie znaku towarowego można zgłosić do różnych instytucji. Co ważne, ochrona każdej z nich obejmuje różne obszary terytorialne. I tak Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) nadaje prawo ochronne obejmujące teren Rzeczypospolitej Polskiej, natomiast certyfikat ochronny wydany przez Urząd Unii Europejskiej do spraw Własności Intelektualnej (EUIPO) obowiązuje na terenie krajów członkowskich UE (w liczbie 28), z kolei ochrona nadana przez Światową Organizację Własności Intelektualnej (WIPO) daje prawo wyłączności na znak towarowy na terenie wybranych Państw (w liczbie 96) związanych Porozumieniem Madryckim. Więcej informacji na ten temat warto uzyskać ze strony Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej.

NDA w trosce o zachowanie poufności – kluczowe przy innowacyjnych projektach

Charakteryzujące się wysokim stopniem oryginalności twórczej projekty są jeszcze bardziej narażone na potencjalne, inwazyjne działania konkurencji. Istnieje jednak skuteczny sposób ochrony danych projektu, który zapewni bezpieczeństwo, a w przypadku naruszenia przez drugą stronę – efektywną możliwość dochodzenia swych racji w sądzie. Dokumentem takim jest Umowa poufności (NDA – ang. Non-disclosure Agreement).

Umowa NDA zawierana jest między dwoma kontrahentami celem zabezpieczenia informacji poufnych. NDA chroni wymianę materiałów, danych lub specyficznego know-how. Warto również wspomnieć, że umowy takie mogą być zawierane nie tylko w formie współpracy B2B, lecz także między przedsiębiorstwem a osobą prywatną.

Przedmiotem Umowy zachowania poufności mogą być wszystkie dane, rozwiązania, materiały w formie fizycznej i niefizycznej, które spełniają następujące wymogi:

  • zostały uznane za poufne;
  • nie zostały przekazane do publicznego odbioru;
  • nie zostały stworzone niezależnie i równolegle przez drugą stronę umowy, która opracowywała je bez posiadania dostępu do informacji poufnych podanych przez pierwszą stronę.

W związku z powyższym umowa NDA może objąć zarówno kwestie handlowe, organizacyjne, jak i techniczne.

Warto wiedzieć, że nie ma potrzeby zawierania umów o zachowanie poufności z podmiotami zobowiązanymi do zachowania tajemnicy zawodowej np. radcami prawnymi, lekarzami, czy też biegłymi rewidentami.

Uwaga! Przy wyborze przedmiotów umowy często nie zaleca się umieszczenie w niej konkretnych dokumentów, ale np. całego kanału ich przesyłania. Jeżeli poufne informacje będą przekazywane kontrahentowi za pomocą chmury w popularnej usłudze gmail, to warto właśnie ją całą wpisać do umowy. Więcej informacji o umowie NDA dla start-upów można przeczytać w rozdziale 2.2. w ogólnodostępnym, eksperckim materiale „Start-up handbook. Co start-upy powinny wiedzieć o przepisach prawa?” autorstwa Koalicji na rzecz Polskich Innowacji i Fundacji Startup Poland.

Umowa o zakazie konkurencji

Umowa o zakazie konkurencji najczęściej zawierana jest pomiędzy pracownikiem a firmą w trakcie stosunku pracy lub po jego zakończeniu. W tym ostatnim przypadku chodzi o sytuację, gdy pracownik miał dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 1011 Kodeksu pracy). Konkurencyjną działalnością jest aktywność przejawiana w tym samym lub takim samym zakresie przedmiotowym i skierowana do tego samego kręgu odbiorców, pokrywająca się – chociażby częściowo – z zakresem działalności podstawowej lub ubocznej pracodawcy. W rezultacie zakazana może być taka działalność, która narusza interes pracodawcy lub zagraża mu. Konkurencja to rywalizacja, współzawodnictwo między podmiotami lub osobami zainteresowanymi w osiągnięciu tego samego celu. Zajmowanie się interesami konkurencyjnymi jest więc równoznaczne z działaniem podejmowanym w celach zarobkowych lub udziałem w przedsięwzięciach czy transakcjach handlowych, których skutki odnoszą się (lub potencjalnie mogą się odnieść), chociażby częściowo, do tego samego kręgu odbiorców. 

Umowa o zakazie konkurencji znajdzie zastosowanie przede wszystkim w trakcie podpisywania umowy inwestycyjnej. Powinna przedstawiać ona szczegółowy zakres czynności, które wchodzą w skład pojęcia konkurencyjności. Zakres ten nie może być zbyt szeroki, gdyż nie może ograniczać wolnorynkowych praw drugiej strony. Jeśli jednak przedmiotem działalności start-upu jest np. opracowanie mobilnej aplikacji medycznej, pozwalającej na szybkie znalezienie i umówienie się do lekarza internisty lub specjalisty (zob. start-up znanylekarz.pl), to uwzględnienie w umowie tworzenia wszelkich technologii związanych z opracowywaniem oprogramowania informatycznego związanego z branżą medyczną powinny być optymalnym rozwiązaniem. Oczywiście umowa o zakazie konkurencji musi mieć wyznaczony okres. W zależności od przedmiotu umowy może on oscylować od roku do nawet kilkudziesięciu lat. Nielegalne jest jednak sporządzenie umowy bezterminowej. 

Uwaga! Zgodnie z art. 1013  Kodeksu pracy umowa o zakazie konkurencji (zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu) wymaga pod rygorem nieważności formy pisemnej. W konsekwencji oznacza to, że uzgodnienia ustne lub mające formę elektroniczną, a dotyczące jej treści są nieważne.

Warto wiedzieć, że umowę o zakazie konkurencji współzałożyciele start-upu mogą zawiązać również między sobą jeszcze na etapie tworzenia Founders’ Agreement lub pewne jej elementy włączyć w skład umowy założycielskiej.

Term Sheet – pierwsze kroki przy współpracy z inwestorem

Jeżeli projekt zyskuje zainteresowanie inwestora, to znak, że przed Twoim start-upem otwiera się możliwość dynamicznego wzrostu. Podejmowania działań, służących do nawiązania kontaktu z inwestorem i budowania owocnej relacji, uczy m.in. bezpłatny e-book „Jak znaleźć pierwszego inwestora?”. 

Prawną podstawą działania między podmiotem dofinansowującym dane przedsięwzięcie a podmiotem otrzymującym środki jest umowa inwestycyjna. Aby ją stworzyć, warto skorzystać z pomocy prawnej lub zapoznać się z publikacją Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) „Negocjowanie i zawieranie umów inwestycyjnych – jak ustalić zasady współpracy z inwestorem?” autorstwa Adama Osińskiego i Kamili Szwarc Skudlarskiej. 

Przed podpisaniem umowy inwestycyjnej, należy sporządzić Term Sheet. Jest to zbiór ustaleń między inwestorem a start-upem. Według przepisów prawa Term Sheet jako porozumienie w sprawie warunków umowy, mającej być zawartą w przyszłości, jest umową nienazwaną, a dopuszczalność jego zawarcia wynika z art. 3531 Kodeksu cywilnego. Dokument określa podstawowe przedmioty, cele i charakter współpracy. Stanowi on istotny punkt wyjściowy do dalszych negocjacji. Prawidłowo sporządzony Term Sheet powinien zawierać następujące elementy:

  • określenie stron porozumienia;
  • sposób finansowania inwestycji;
  • cele współpracy biznesowej;
  • sposób wejścia i wyjścia z inwestycji;
  • ewentualną rolę inwestorów w projekcie (w przypadku spółek np. rolę i miejsce w zarządzie);
  • ewentualne określenie nadzoru właścicielskiego, czyli niezbędnych czynności zmierzających do zapewnienia właścicielom kapitału ochrony majątku, utrzymania, optymalizacji i rentowności spółek, w których został ulokowany kapitał, a czasami nawet realizacji wytyczonej polityki właściciela;
  • określenie czasu współpracy;
  • ustalenie kwestii dotyczących wyłączności korzystania z przedmiotu umowy.

Pozostałe istotne umowy i regulacje prawne, o których powinni pamiętać założyciele start-upu

W zależności od rodzaju i charakteru przedsięwzięcia, regulacji prawnych i ważnych dla projektu umów, może być znacznie więcej od tych, które zostały wymienione powyżej. Współzałożyciele start-upu w trosce o dodatkowe zabezpieczenie mogą rozważyć zastosowanie w umowie współpracy z innym podmiotem paragrafu, który mówiłby o karze umownej (np. za znaczne opóźnienie realizacji przedmiotu umowy). O ile w przypadku relacji między osobą prawną lub jednoosobową działalnością gospodarczą a osobą fizyczną istnieją regulacje, uniemożliwiające stosowanie zbyt wygórowanych kwot kar umownych, o tyle nie dotyczą one relacji B2B. Istotna dla przedsiębiorców może być także umowa licencyjna, zawierana na rzecz ochrony zakresu wykorzystywania danej technologii lub dzieła.

Pamiętaj, że prowadzenie start-upu nie jest łatwe i wymaga odpowiedniej wiedzy na gruncie formalnym, a także przezornego i rozważnego działania. Jeśli rozwijasz innowacyjne rozwiązania, Twoja znajomość prawa, umów i regulacji w wielu przypadkach powinna być wyższa niż w przypadku prowadzenia prostej działalności gospodarczej o bardziej przewidywalnym charakterze i należy ją pogłębiać.

Inne aktualności

Space3ac RAPORT

Współpraca korporacji ze start-upami w czasach pandemii - raport

Jak negocjować udziały w spółce?

Jak negocjować udziały w spółce?