Skuteczne negocjowanie umów – o jakich zasadach warto pamiętać?
Zawieranie umów handlowych jest jednym z nieodłącznych elementów każdego biznesu. O jakich elementach trzeba szczególnie pamiętać zawierając umowy z klientami i partnerami biznesowymi i jakie są zasady skutecznej negocjacji umów?
To, czy pomiędzy Tobą a klientem lub partnerem biznesowym dojdzie do podpisania umowy, zależy wyłącznie od Waszej decyzji. Nie ma jednego, obowiązującego wszystkich wzoru umowy – jej treść możecie wypracować wspólnie z partnerem. Kluczowa w tym zakresie jest zgodność jej treści oraz celu z obowiązującymi przepisami. Pracując nad podpisaniem umowy warto jednak mieć na uwadze kilka istotnych kwestii, które przekazała w naszym bezpłatnym kursie online „Jak założyć własną firmę?” Magdalena Miernik, prawnik i szkoleniowiec oraz założycielka firmy prawniczej Lookreatywni Law For Creatives, świadczącej pomoc prawną dla branży kreatywnej, przedsiębiorców i naukowców.
Pamiętaj o równorzędności stron
Zawierając umowę B2B, czyli pomiędzy przedsiębiorcami, pamiętaj o równorzędności stron z prawnego punktu widzenia. Nie jest w tym zakresie istotna wielkość oraz doświadczenie firm. Z punktu widzenia prawa, zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i zatrudniająca kilkaset osób spółka akcyjna, są równorzędnymi partnerami, które są jednakowo zobowiązane do działania z należytą starannością. Pamiętaj więc także o zasadzie „nieznajomość prawa szkodzi” i podejdź do procesu negocjacji i podpisywania umowy naprawdę poważnie.
Przed rozpoczęciem negocjacji określ strony umowy
Kolejnym, istotnym już na etapie negocjowania umowy, elementem jest określenie stron, czyli ich komparycja. W tym zakresie ważne jest sprawdzenie, czy Twoim kontrahentem jest osoba fizyczna, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy też spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna.
W zależności od tego, z jakim rodzajem przedsiębiorstwa podpisujesz umowę, szczegółowe dane sprawdzisz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (w przypadku JDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (spółka z o.o. i spółka akcyjna). Więcej szczegółów dotyczących weryfikowania danych kontrahenta znajdziesz w naszym darmowym kursie online „Jak założyć własną firmę?”.
Pamiętaj o obowiązku zachowania poufności
Negocjacje umowy są momentem, w którym często dochodzi do przekazywania istotnych informacji o firmie, które mogą stanowić jej cenny know-how. Czy jednak obawy dotyczące ewentualnego ujawnienia tych informacji w przypadku niepodpisania umowy, mają swoje podstawy?
Zgodnie z zasadami prawa cywilnego, jeżeli w toku negocjacji udostępniłeś informacje i zastrzegłeś partnerowi, że są poufne, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom. Nie może także wykorzystywać tych informacji dla własnych celów, chyba że uzgodnicie inaczej. Możesz zaproponować drugiej stronie podpisanie umowy o zachowaniu poufności, czyli NDA.
Nie zapomnij także o autorskich prawach majątkowych
Podpisując umowę, która ma przyznać Twojej firmie prawo do korzystania z utworu, czyli licencję wyłączną lub nabyć autorskie prawa majątkowe do utworu, konieczne jest złożenie odręcznych podpisów na umowie wszystkich jej stron. Oczywiście żyjemy w czasach, w których umowy elektroniczne nie są już odosobnionymi przypadkami. Dlatego w sytuacji, gdy chcesz zawrzeć taką umowę na odległość, skorzystać możesz z kwalifikowanego podpisu elektroniczny, który wyrobisz korzystając z certyfikowanych programów komputerowych, np. Autenti.
Pamiętaj także, by w przypadku zawierania umowy dotyczącej prawa autorskiego, zadbać o jego precyzyjne określenie, czyli (zgodnie z wolą obu stron) wymienienie pola eksploatacji, czyli sposobów korzystania z utworu, do którego prawa chcemy nabyć lub przekazać drugiej stronie umowy, np. Internet, prasa czy telewizja.
Zasady skutecznej negocjacji umów:
Komunikacja – warto już na samym początku negocjacji – zwykle w formie wiadomości mailowych – ustalić jak najwięcej zasad współpracy. To moment, w którym strony są otwarte na dialog i nastawione do siebie bardzo przychylnie – warto dobrze wykorzystać ten czas, by pozytywne nastawienie towarzyszyło całemu procesowi i późniejszej współpracy.
Oferta – przedstaw drugiej stronie umowy najważniejsze informacje o Twoim produkcie i usłudze, a także, pomóż w przystępny sposób dowiedzieć się, czego klient może spodziewać się po współpracy z Tobą. Przejrzystość na tym etapie pomoże zbudować trzeci ważny element współpracy, czyli…
Zaufanie – jest podstawą dobrej współpracy biznesowej, ale wynika przede wszystkim nie z wrodzonego optymizmu, a z terminowego i rzetelnego wywiązywania się ze zobowiązań. Im więcej uczciwej współpracy, tym mniej twardych negocjacji!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o takich kwestiach, jak księgowość, podatki i ZUS czy ochrona własności intelektualnej, skorzystaj z wiedzy przekazanej w naszym kursie „Jak założyć własną firmę?”.