Organizacja webinarów krok po kroku

Webinary to jedno z najpotężniejszych narzędzi marketingowych wspierających promocję biznesu on-line. To sposób na budowanie lojalnej, zaangażowanej społeczności i zwiększanie sprzedaży. Co warto wiedzieć o organizacji webinarów i przygotowywaniu prezentacji? Jakich narzędzi użyć do zrobienia webinaru?

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest webinar i jakie cele marketingowe pozwala zrealizować;
• jak zrobić ciekawy webinar, który będzie angażować uczestników;
• jak skutecznie promować webinar on-line?

Co to jest webinar i jakie cele pozwala osiągnąć?

Webinar to rodzaj szkolenia internetowego prowadzonego na żywo przy użyciu transmisji audiowizualnej. Uczestnicy i osoba prowadząca webinar mogą się wzajemnie widzieć i komunikować. Webinary mają charakter informacyjny, a ich głównym celem jest umożliwienie uczestnikom zdobycia wiedzy na dany temat bez wychodzenia z domu. Równie ważne są cele marketingowe, które w ten sposób można osiągnąć. Wśród nich wymienia się m.in.:

• zwiększanie świadomości marki;
• budowanie pozycji eksperta;
• promocję własnych produktów;
• generowanie nowych leadów i budowanie bazy adresowej;
• utrzymywanie relacji z klientami.

Webinary mogą być również świetnym sposobem na przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń pracowników, czy organizację spotkań zespołów zdalnych.

Jak przygotować się do prowadzenia webinaru?

Dopasuj formę i treść webinarów do potrzeb odbiorców

W internecie można znaleźć szereg przydatnych narzędzi pozwalających dokładnie określić grupę docelową. Warto z nich korzystać, ponieważ identyfikacja odbiorców jest kluczowa podczas tworzenia materiałów edukacyjnych. Im lepiej dopasujemy temat szkolenia internetowego do realnych problemów, z którymi mierzą się nasi klienci, tym łatwiej będzie ich zachęcić do zapisania się na organizowane przez nas spotkanie on-line.

Od tematu webinaru w dużej mierze zależy również jego forma. Na przykład webinar, w którym będzie analizowane jakieś skomplikowane zagadnienie, warto wzbogacić o ciekawą prezentację i dodatkowe materiały do pobrania po szkoleniu, np. e-book. 

Jeśli szkolenie będzie polegało na wyjaśnianiu działania jakiegoś programu komputerowego, warto skorzystać np. z opcji udostępniania ekranu. 

Przygotuj prezentację i plan webinaru

Webinar to wydarzenie interaktywne, dlatego należy zaplanować je w taki sposób, aby jak najmniej przypominał tradycyjny, jednostronny wykład. W tym celu trzeba popracować nad scenariuszem, który powinien zachęcać uczestników do zadawania pytań i aktywnego udziału. Podstawą jest też przygotowanie ciekawej i atrakcyjnej wizualnie prezentacji. Skuteczne slajdy powinny:

• być spójne wizualnie i czytelne;
• zawierać dodatkowe zdjęcia, grafiki, animację itp.;
• przedstawiać nie więcej niż jedną myśl na jednym slajdzie.

Należy pamiętać, że prezentacja powinna uzupełniać webinar, a nie odwracać uwagę od niego. Slajdy zawierające zbyt dużo informacji powodują, że uczestnicy skupiają się na czytaniu i przestają słuchać prelegenta. Warto zapoznać się z różnymi tutorialami dotyczącymi tego, jak tworzyć atrakcyjne prezentacje do webinarów i nie skupiać się tylko na utartych szablonach. Przy tworzeniu prezentacji dobrze jest wykorzystać nowoczesne narzędzia, takie jak Prezi, Canva lub PowToon.

Zaangażuj eksperta do prowadzenia webinaru

Najwięcej korzyści z organizacji webinarów można osiągnąć, angażując do pracy ekspertów. Ważne, aby wybrana osoba miała wiedzę, doświadczenie i choć odrobinę charyzmy. Dzięki temu łatwiej będzie zmotywować uczestników do zadawania pytań, udzielania się podczas wydarzenia i oczywiście zapisania na kolejny webinar. W roli osoby prowadzącej webinar może wystąpić jeden ze współpracowników lub ktoś spoza firmy, np. popularny bloger, który cieszy się opinią eksperta z danej dziedziny. Dzięki wzajemnej promocji lub wymianie barterowej usług można nawiązać bardzo intratną współpracę ze specjalistami, jednocześnie ograniczając koszty do minimum. 

Przygotuj się od strony technicznej 

Wybór odpowiednich narzędzi i umiejętne ich obsługiwanie ma istotny wpływ na ostateczny odbiór webinaru. Szczególną uwagę powinny na to zwrócić osoby, które planują zrobić swój pierwszy webinar. Nie ma nic bardziej frustrującego niż problemy techniczne podczas szkolenia na żywo. Odwracają uwagę od tematu spotkania i sprawiają, że prelegent traci autorytet eksperta, a to trudno odbudować. Jak dobrze przygotować się od strony technicznej do prowadzenia webinaru?

• Przed jego rozpoczęciem należy zrobić test sprzętu (kamera, mikrofon itp.) i sprawdzić działanie łącza internetowego.
• Należy wcześniej zaplanować, jakie narzędzia będą używane podczas webinaru, poznać ich możliwości i nauczyć się korzystać z wybranych funkcji (ankiety, udostępnianie ekranu, opcja nagrywania, czat, pokaz slajdów itp.).
• Pomocne jest przeprowadzenie próby generalnej z ochotnikami (np. ze współpracownikami), podczas której można przetestować wszystkie kroki, jakie będzie musiał przejść prowadzący i uczestnicy szkolenia.
• Robiąc pierwszy webinar, warto zapewnić sobie wsparcie techniczne, które pomoże sprawnie rozwiązać nieprzewidziane problemy.
• Dobrą praktyką jest nagrywanie webinarów, aby potem móc przeanalizować całe spotkanie i poprawić błędy.

Wypromuj webinar w sieci

Promocja webinaru to najważniejsze zadanie po wymyśleniu chwytliwego i ciekawego tematu szkolenia. Powinno się ją rozpocząć nawet na kilka tygodni przed samym wydarzeniem.

Przede wszystkim należy stworzyć landing page, czyli stronę docelową, przez którą osoby zainteresowane spotkaniem będą mogły się na niego zapisać. Musi ona zawierać dobry nagłówek i wezwanie do działania, które będzie zachęcać do wzięcia udziału w webinarze. Informacja o szkoleniu powinna znaleźć się na stronie internetowej firmy, wszystkich mediach społecznościowych, blogu itp. Dobrze jest też utworzyć odpowiednio wcześniej wydarzenie na Facebooku, a nawet dodać kilka krótkich transmisji na żywo nawiązujących do tematu planowanego webinaru. Można też umieścić zaproszenie na webinar w newsletterze, który będzie wysyłany do aktualnej bazy klientów. Jeżeli budżet na to pozwala, warto zainwestować w płatne reklamy, np. banery na stronach branżowych, reklamy na Facebooku lub artykuły sponsorowane.

Przeprowadź webinar

Kiedy wszystkie materiały zostały już przygotowane, eksperci znalezieni, a odpowiednia promocja przyciągnęła głodnych wiedzy uczestników, można wreszcie przystąpić do przeprowadzenia webinaru. O czym warto pamiętać na tym etapie?

Przed webinarem:

• Wyślij do uczestników przypomnienie o spotkaniu. Niektórzy z nich mogli się zapisać nawet 2–3 tygodnie wcześniej i zapomnieć o wydarzeniu.

W trakcie webinaru:

• Aktywnie komunikuj się z uczestnikami: zachęcaj do zadawania pytań, obserwuj, co się dzieje na czacie, wyjaśniaj wątpliwości itp. Im większa interakcja między uczestnikami a prelegentem, tym lepiej oceniany jest webinar.

Po webinarze:

• Przygotuj skuteczną kampanię follow-up po webinarze. Pozwoli to jeszcze bardziej umocnić pozycję ekspercką i zwiększyć sprzedaż.

5 polecanych narzędzi do organizacji webinarów

• Youtube Live – darmowe narzędzie do prowadzenia transmisji on-line na żywo.
• Microsoft Teams – umożliwia organizację webinarów nawet do 10000 uczestników wewnątrz organizacji i spoza niej.
• LiveWebinar – popularna platforma dostępna z poziomu przeglądarki, służąca do transmitowania webinarów i spotkań. 
• Zoom – nowoczesny zestaw narzędzi do organizacji seminariów internetowych z przydatnymi funkcjami zwiększającymi zaangażowanie odbiorców.
• ClickMeeting – polska platforma do organizacji webinarów i wideokonferencji on-line.