Niewypłacalność klienta – co zrobić?

Sytuacja, w której kontrahent nie płaci za faktury w terminie, może zachwiać płynnością finansową nawet najbardziej stabilnej firmy. Dowiedz się, w jaki sposób zweryfikować wiarygodność nowego partnera biznesowego i jak skutecznie ograniczyć ryzyko niewypłacalności dłużnika.

Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego płynność finansowa jest ważna;
• gdzie najlepiej zweryfikować kontrahenta przed podjęciem współpracy; 
• w jaki sposób można zabezpieczyć się przed niewypłacalnością dłużnika;
• co zrobić, gdy kontrahent nie płaci za fakturę.

Znaczenie płynności finansowej w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Płynność finansowa to zdolność firmy do terminowej spłaty wszystkich bieżących zobowiązań. Dzięki temu spółka może swobodnie zaspokajać swoje potrzeby konsumpcyjne i sprawnie realizować obrane cele biznesowe. Jest niezwykle ważnym czynnik, który decyduje o kondycji finansowej całej firmy. Jej utrzymanie powinno być nadrzędnym celem każdego przedsiębiorstwa. Sytuacja, w której firma nie jest w stanie na bieżąco regulować krótkoterminowych zobowiązań, może prowadzić do upadłości, nawet jeśli osiąga się zyski.

Na płynność finansową firmy wpływa szereg czynników makro- i mikroekonomicznych. Na większość z nich przedsiębiorcy mają niewielki wpływ lub wręcz nie mają go w ogóle. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na czynniki wewnętrzne, które mogą negatywnie wpływać na przepływy pieniężne, a które możemy do pewnego stopnia kontrolować.

W polskiej rzeczywistości gospodarczej największą bolączką małych i średnich firm są zatory płatnicze. Nawet 44% przedsiębiorców przyznaje, że ma problem z terminową spłatą faktur. Problemy finansowe naszych kontrahentów bardzo szybko mogą odbić się na kondycji finansowej całej firmy. Dlatego, żeby zminimalizować ryzyko niewypłacalności dłużnika, należy stosować zasadę ograniczonego zaufania, zwłaszcza przy podejmowaniu współpracy po raz pierwszy. 

Gdzie zweryfikować wiarygodność nowego kontrahenta?

Najlepszym sposobem na zabezpieczenie się przed niewypłacalnością przyszłego partnera biznesowego jest dokładne sprawdzenie jego sytuacji finansowej. Uzyskane w ten sposób informacje można wykorzystać nie tylko do podjęcia decyzji o podpisaniu umowy. Będą one przydatne również np. podczas negocjacji warunków współpracy, terminów płatności za faktury itp. Istnieje wiele stron internetowych, które udostępniają informacje na temat podmiotów działających w Polsce i w krajach członkowskich UE. Niektóre pozwalają uzyskać tylko podstawowe informacje, inne generują bardzo szczegółowe raporty. Wybierając konkretne narzędzie, warto wziąć pod uwagę przede wszystkim stopień ryzyka związanego z niewypłacalnością potencjalnego kontrahenta. Im większe ryzyko, tym bardziej szczegółowej weryfikacji powinno się dokonać. Gdzie zatem sprawdzić wiarygodność nowych kontrahentów?

CEIDG – można tu sprawdzić osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółki cywilnej. 

Krajowy Rejestr Sądowy – w wyszukiwarce KRS zweryfikujemy podstawowe informacje na temat spółek prawa handlowego.

REGON – można tam potwierdzić dane spółek cywilnych.

Biała Lista – pozwala zweryfikować, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz potwierdzić jego numer rachunku bankowego.

VIES – wyszukiwarka analogiczna do Białej Listy, ale dla podmiotów z siedzibą w innym niż Polska kraju Unii Europejskiej.

Urząd Skarbowy – kontaktując się z urzędem telefoniczne, mailowo bądź przez czat, można uzyskać informacje, czy kontrahent nie ma żadnych zaległości w płatnościach podatków. 

Krajowy Rejestr Dłużników Niewypłacalnych – w tej bazie można znaleźć rejestr wszystkich dłużników niewypłacalnych. 

Biuro Informacji Gospodarczej – w bazie BIG można zweryfikować wiarygodność finansową firmy, uzyskując dostęp do danych bankowych z Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich.

KRD BIG SA – pozwala zweryfikować sytuację finansową kontrahenta przed podpisaniem umowy, niezależnie od formy prowadzonej działalności.

Rejestr Dłużników ERIF BIG SA – udostępnia raporty zawierające informacje m.in. o wysokości i terminie zadłużeń.

Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej – generuje raport, na podstawie którego można ocenić wiarygodność kontrahenta.

Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych – umożliwia weryfikację podmiotów działających przede wszystkim na rynku telekomunikacyjnym.

Jak zabezpieczyć się przed niewypłacalnością dłużnika?

Monitoring należności 

Najprostszym i jednocześnie najbardziej powszechnym sposobem, żeby zminimalizować ryzyko niewypłacalności kontrahentów, jest monitoring należności. Pozwala on wychwycić nawet kilkudniowe opóźnienia w płatnościach za faktury. Dzięki temu możemy szybko podjąć działania motywujące klientów do uregulowania zobowiązań. Tworzymy również bazę danych, która może być pomocna w identyfikacji ryzykownych partnerów biznesowych w przyszłości. Na rynku istnieje wiele profesjonalnych programów służących do monitorowania należności, często taki moduł jest też częścią programu do fakturowania.

Ubezpieczenie kredytu kupieckiego

Większość firm reguluje swoje zobowiązania na podstawie faktury z odroczonym terminem płatności. To na tyle powszechna praktyka, że nie da się jej uniknąć. Dlatego warto pomyśleć o tzw. ubezpieczeniu kredytu kupieckiego. To korzystne szczególnie w przypadku małych firm, w których nawet niewielkie opóźnienie w płatnościach może powodować problemy finansowe. Ubezpieczony poza standardową ochroną zyskuje również szereg dodatkowych korzyści, takich jak szybka ocena wiarygodności nowych kontrahentów.

Jak odzyskać należności od niewypłacalnego kontrahenta?

Niestety nigdy nie możemy mieć gwarancji, że wszyscy nasi partnerzy biznesowi będą w terminie regulować zobowiązania. Zwłaszcza w obecnej sytuacji, kiedy wiele firm o wzorowej historii działalności mierzy się widmem bankructwa. Co zatem zrobić, kiedy kontrahent nie płaci za fakturę?

Wezwanie do zapłaty

Najpierw należy wysłać do dłużnika wezwanie do zapłaty. Jeśli robimy to po raz pierwszy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby takie pismo wysłać mailem. Zwykle jest to wystarczające działanie, aby odzyskać pieniądze od kontrahentów, którzy po prostu zapomnieli uregulować należność. Jeśli jednak dłużnik nie reaguje na nasze ponaglenia, należy wysłać wezwanie do zapłaty listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. To bardzo ważne, ponieważ stanowi warunek do wszczęcia ewentualnego postępowania sądowego w przyszłości. 

Windykacja należności 

Proces windykacji możemy przeprowadzić samodzielnie lub skorzystać z usług firmy, która specjalizuje się w odzyskiwaniu należności. Jeśli dłużnik dalej będzie się uchylać od płatności, firma windykacyjna skieruje sprawę do sądu i zajmie się wszystkimi formalnościami.

Sprzedaż wierzytelności

Jeżeli niewypłacalność dłużnika ma istotny wpływ na płynność finansową naszej firmy, możemy również zdecydować się na sprzedaż wierzytelności. W ten sposób otrzymamy w prawdzie mniej pieniędzy, niż gdyby nasz kontrahent zapłacił za fakturę, jednak otrzymamy je od razu. To dobra opcja dla firm, które potrzebują szybkiego zastrzyku gotówki i nie mogą sobie pozwolić na długotrwałe odzyskiwanie należności. Aby sprzedać wierzytelność, wcześniej trzeba jednak skompletować pełną dokumentację współpracy (faktury, umowy itp.) oraz oświadczenie dłużnika o uznaniu długu.

Obecna sytuacja, w której gospodarka może się zatrzymać bez ostrzeżenia praktycznie z dnia na dzień, dodatkowo pogłębia ryzyko, że trafimy na niewypłacalnego kontrahenta. Dlatego warto podjąć wszelkie możliwe działania, aby zabezpieczyć własną płynność finansową.