"Jesteśmy pierwszym programem poza Office, którego używają kancelarie" - rozmowa z założycielami Solvbot

Solvbot to system przeznaczony dla kancelarii prawnych - szczególnie zajmujących prawem gospodarczym. Jego twórcy, zwycięzcy programu Aplikacje Jutra PFR, zdobyli w styczniu ponad 2 mln złotych finansowania. Rozmawiamy z nimi o ich produkcie, rundzie, rozwoju i tym, dlaczego tak niewiele w Polsce jest technologii prawnych.

Paweł Chełchowski: Solvbot to dość specjalistyczne rozwiązanie Na pierwszy rzut oka Solvbot to CRM dla kancelarii syndyka, ale czy na pewno? Czym się wyróżniacie?

Piotr Sarecki, CEO Solvbot: Jeśli mamy się posługiwać trzema literkami, to bliżej nam do systemu ERP. Solvbot został stworzony z myślą o wsparciu pracy syndyka   podczas procesu restrukturyzacji i upadłości – w tej branży z powodzeniem działamy od 2019 roku. Naszym celem była optymalizacja czasu pracy, zwiększenie jej efektywności podczas postępowania. Zautomatyzowaliśmy obsługę procesu upadłości – w tym upadłości konsumenckich, restrukturyzacji i upadłości firmowych. Dodatkowo stworzyliśmy oprogramowanie do zarządzania kancelarią prawną czy paraprawną, które jest integralną częścią narzędzia. Nasze rozwiązanie spotkało się z dużą aprobatą ze strony użytkowników.  Okazało się, że z naszego rozwiązania korzystają nie tylko syndycy oraz doradcy restrukturyzacyjni, ale także prawnicy: adwokaci czy radcy prawni. Dlatego postanowiliśmy dodać kilka nowych funkcjonalności, im również ułatwić i zoptymalizować pracę.  Pokazaliśmy, że mamy narzędzie, które jest w stanie połączyć narzędzia kancelaryjne z obiegiem dokumentów, sprawozdawczością, różnymi integracjami z zewnętrznymi serwisami, modułami ekonomicznymi i odpowiedzieć na potrzeby szerokiej grupy prawników. Przed nami de facto nikt takiego systemu dla tej grupy nie przygotował

Kiedy prawnik kończy swoją edukację, to jego głowa pełna jest paragrafów i casusów, natomiast nie jest przygotowany na zderzenie z gospodarką, wymagającą od prawników nie tylko wiedzy prawnej, ale i ekonomicznej, zrozumienia obrotu gospodarczego i prawideł prowadzenia biznesu. My chcemy być pomostem między kancelarią a przedsiębiorcą. Dzięki automatyzacji procesów gospodarczych i prawnych, jesteśmy miejscem, gdzie spotykają się jedni i drudzy.

Jesteście dynamicznie rozwijającym się Legal Techem, który trafia do szerokiej grupy klientów z branży prawnej, nie tylko dla syndyków. Co można za pomocą Solvbot zrobić?

Piotr Sarecki: System pełni rolę dodatkowej osoby w kancelarii, zastępuje pracownika, lub nawet kilku. Automatyzujemy procesy, rozpoczynając od momentu, kiedy do kancelarii przychodzi pismo i jest skanowane. Wtedy od razu trafia do naszego systemu, gdzie jest indeksowane i przekazywane do kolejnych osób czy działów – w ten sposób tworzymy elektroniczny obieg dokumentów.

Naszym wyróżnikiem w skali globalnej jest interaktywna tablica Kanban przeznaczona dla prawników. To jest niesamowite, ponieważ otrzymujemy pytania od klientów na przykład z Hiszpanii, czy z Niemiec  przede wszystkim z jej powodu – a to w zasadzie poboczna funkcja naszego systemu, który potrafi  wiele więcej –  dla kancelarii prawnych elektroniczny system obiegu dokumentów i tablica w jednej aplikacji to niespotykane udogodnienie.

 Wracając do głównych funkcji systemu – dopracowaliśmy do perfekcji liczenie czasu pracy. Wiemy że dla prawników jedną z najważniejszych kwestii jest optymalizacja czasu pracy oraz jego dokładne wyliczenie – Słuchamy naszych klientów, wielu z nich czuje, że czas przecieka im przez palce, nie rejestrują go dobrze z uwagi na brak odpowiedniego narzędzia, tym samym część pracy dla swoich klientów wykonują za darmo. Dlatego postanowiliśmy zbudować najlepszy moduł, jaki można w tym obszarze stworzyć. Zadania przesuwane na wspomnianej przez nas tablicy Kanban, czy zaznaczone na listach kontrolnych w systemie automatycznie aktywują pomiar czasu pracy. Dzięki czemu prawnik może efektywniej zarządzić czasem pracy swoim oraz współpracowników, a dodatkowo może wystawić dokładną fakturę dla swojego klienta, w oparciu o konkretne dane.

Nasz system skutecznie wspiera prawników podczas postępowań gospodarczych, w których występują wierzyciele. Solvbot pozwala ich w zwinny sposób skatalogować, opisać, sprawdzić w KRS, Monitorze Sądowym i Gospodarczym, Krajowym Rejestrze Zadłużonych, wszędzie, gdzie się da. Następnie można od razu wyliczyć odsetki od zadłużenia. Jeśli mamy zadłużenie kilkumiesięczne, sprawa jest prostsza wystarczy kalkulator lub Excel.  Jednak w przypadku  firm w trudnej sytuacji finansowej, które borykają się z wieloletnim zadłużeniem, z wielokrotnymi zmianami stóp kredytowych, długiem zaciąganym na różnych etapach, sprawa się mocno komplikuje. Nagle okazuje się, że w naszej tabelce mamy 80 różnych wariacji i arkusz kalkulacyjny nie wystarczy. Kancelaria bez naszego systemu musiałaby zatrudnić na cały etat ekonomistę, a dzięki Solvbot niezbędne dane uzyska automatycznie, wystarczy kilka kliknięć.

Ułatwiamy też produkcję dokumentów – dla przykładu w procesach restrukturyzacyjnych należy powiadomić o ich rozpoczęciu ogromną liczbę ludzi. I znowu aby zoptymalizować czas i jakość pracy przygotowaliśmy autorską wtyczkę do Worda, która pozwala tworzyć i w prosty sposób automatyzować pisma – powiadomienie 200 wierzycieli zajmuje normalnie kilka dni, z naszym systemem ok. 20 minut. Jak widać różnica jest ogromna. Jeśli mamy bazę ich numerów NIP, nasz system ściąga dane z GUS czy KRS i generuje indywidualne pismo, następnie automatyzuje wysyłkę – dzięki połączeniu przez API z Pocztą Polską automatycznie generujemy też koperty adresowe i potwierdzenia rejestracji listu poleconego.

To brzmi, jak rozwiązanie, które powinna stosować każda kancelaria w Polsce.

Piotr Sarecki: Może nie każda. Jeśli ktoś ma małą kancelarię i chce obsługiwać na przykład prawo rodzinne czy rozwody, to Solvbot może nie być mu potrzebny, bo ma mniejsze potrzeby komunikacyjne. Natomiast inaczej jest w przypadku prawa gospodarczego, gdzie jest duży wolumen spraw, wysokie skomplikowanie, potrzeba wielu obliczeń, w grę wchodzą aspekty finansowo-ekonomiczne postępowania, tu profesjonalne wsparcie systemu wydaje się konieczne. Z naszych rozmów z klientami wiemy, że dostrzegają oni bardzo szybko korzyści płynące z korzystania z Solvbot.

Z drugiej strony – rynek Legal Techu w Polsce jest dość mały – jest wasza platforma, jest Amberlo, Legal Geek..., ale nawet takie proste rozwiązanie, jak tablica Kanban dla prawników od razu trafia na zainteresowanego klienta. Dlaczego?

Piotr Sarecki: My przez całą naszą podróż z Solvbot, a także wcześniej, nauczyliśmy się bardzo wielu rzeczy. To co teraz robimy, to cyfrowa transformacja w prawie. To nie jest tak, że małe lub średnie kancelarie z którymi się spotykamy korzystają już z jakiegoś rozwiązania technologicznego. W znaczącej większości podmiotów jesteśmy pierwszym oprogramowaniem poza Officem, którego używają. Wprowadzamy rozwiązania chmurowe. Często jednak wykonujemy pracę u podstaw –    zdarza się, że pojawia się potrzeba szkolenia z efektywnego korzystania z komputera lub wsparcie z zakresu zarządzania zespołem lub procesem. Tu bardzo dobrze sprawdza się wdrożenie klientów do metody Kanban.

Wracając do pierwszej części pytania. Z mojego punktu widzenia Legal Techu jest mało, ponieważ korzyści z jego użycia nie są jasno przedstawione i przez to dla wielu osób może się wydawać nadmiernie skomplikowany. Covid trochę w tym pomógł, bo wszyscy musieli nauczyć się pracować zdalnie i obsługiwać narzędzia cyfrowe w dużo większej mierze niż dotychczas. Z drugiej strony, co odkryliśmy trochę w czasie naszej rundy inwestycyjnej, ta branża postrzegana jest jako niszowy, mały rynek. My oszacowaliśmy wielkość rynku na 87 tys. specjalistów w Polsce. W porównaniu do e-commerce B2C, czy marketingu, rzeczywiście wygląda to na mały rynek. Myśląc prawem dużych liczb, jeśli zależy nam na dużych rynkach czy wolumenach, to warto zwrócić uwagę na te nisze, a nie na wielokrotnie mniejszy Legal Tech. Nasze rozwiązanie, na początku skierowane jeszcze do syndyków, było w ogóle niszą w niszy. Jednak to 87 tysięcy specjalistów, szczególnie kiedy wiemy jak się na tym rynku zachować, to jest naprawdę duża skala

Rzeczywiście ta niszowość to aspekt, o czym myślą inwestorzy. Do tego różne systemy prawne sprawiają, że zapewne trudne jest skalowanie i rozwój zagraniczny.

Piotr Sarecki: I tu jest następna pułapka. Te słowa słyszeliśmy nieraz „jak się można skalować, skoro każdy kraj ma inne prawo”. Jednak przypomnę, że wraz z wejściem do Unii Europejskiej podpisaliśmy szereg traktatów, które zobowiązują nas do ujednolicania systemu prawnego. Weźmy na przykład restrukturyzację, na której się koncentrowaliśmy i wciąż się nią zajmujemy. Okazuje się, że już za rok restrukturyzacje będą w całej Unii Europejskiej przeprowadzane dokładnie tak samo, a na całym świecie są przeprowadzane bardzo podobnie. Zawsze jest firma, która ma problemy finansowe, udaje się do specjalisty, który wspomaga ją wiedzą prawną i rozpoczyna negocjacje – wyciąga z problemów wprowadzając układ, albo nie wyciąga i rozpoczyna upadłość. Nagle okazuje się, że możemy rozwinąć się na rynek 1,2 mln specjalistów w Unii Europejskiej, następnie na bardzo podobne w tych procesach Stany Zjednoczone. Trzeba jedynie znaleźć miejsca, gdzie da się stworzyć te okazje.

Wy finansowanie uzyskaliście - w zeszłym miesiącu pojawiła się informacja o Waszej rundzie inwestycyjnej której przewodził Funding Box – fundusz deep techowy. Rozmawialiście nie tylko z tym funduszem – dlaczego właśnie ten fundusz i na co wykorzystacie finansowanie?

Piotr Sarecki: Zaczynając od początku – wybraliśmy dość nietypową drogę, zanim rozpoczęliśmy ubieganie się o finansowanie wykonaliśmy dużo pracy u podstaw. Przede wszystkim  chcieliśmy odnieść sukces rynkowy, pokazać, że umiemy tworzyć produkt… po drodze wygraliśmy nagrodę główną w konkursie „Aplikacje Jutra” PFR z naszym projektem Infino Zdobyliśmy lojalnych klientów, i dopiero, kiedy postanowiliśmy, że nadszedł czas na skalowanie postanowiliśmy zwrócić się do funduszy Venture Capital. Nie udaliśmy się też po finansowanie, żeby otrzymać pieniądze i rozwijać się dalej organicznie, tylko w określonym celu – rozwinąć się na rynki zagraniczne i rozbudować moduły prawno-ekonomiczne. To priorytety, które ustaliliśmy wraz z Szymonem już wcześniej.

Dobieraliśmy też partnerów, z którymi chcieliśmy rozmawiać. Otrzymaliśmy  kilka ofert wcześniej, ale warto pamiętać, że inna jest pozycja negocjacyjna, kiedy przychodzi dwóch chłopaków po studiach z pomysłem na biznes, ale bez doświadczenia zawodowego i bazy płacących klientów a inaczej , kiedy przychodzi team z  zadowolonymi klientami, działającym produktem, fajnym biurem, zadowolonym zespołem niską rotacją i funkcjonującym dobrze biznesem. Inaczej się też wtedy szuka finansowania – dopiero kiedy weszliśmy na ten poziom stworzyliśmy listę funduszy, z którymi chcemy rozmawiać i rozpoczęliśmy te rozmowy.

Z kilkoma podmiotami z tej listy nam „klikło”, z kilkoma nie. Ważne dla nas było z kim się dobrze współpracuje czy jest flow. Z Funding Boxem dobrze się nam rozmawiało, mieliśmy podobną wizję rozwoju. Szukaliśmy też „smart money”, a Funding Box i Pomerangels, drugi fundusz, który brał udział w tej rundzie, ją zapewniło. Dodatkowo zdobyliśmy super aniołów biznesu – m.in. Pawła Fornalskiego czy p. Sebastiana Mulińskiego, twórców IAI. W ten sposób ta inwestycja naprawdę nam procentuje – fundusze i inwestorzy aktywnie partycypują, podsyłają nam nowe pomysły i działają tam, gdzie potrzebujemy wsparcia i rad, ale też nie wtrącają się do tego, co idzie nam dobrze, to w końcu my prowadzimy biznes. To jest dojrzała relacja oparta na zaufaniu, otwartości i wzajemnym wsparciu.

Ja mam problem z tym, kiedy słyszę, że inwestor jest od tego, żeby „dosypał pieniędzy” – takie myślenie jest krótkowzroczne, jeśli robi tylko to, za chwilę może mieć problem z tym, że te pieniądze szybko nie rosną. Jeśli ktoś partycypuje, wie jak wygląda biznes, ma doświadczenie i kontakty, to jest to, co naprawdę jest wartością, jaką wnosi inwestor.

Zdobyliście środki na rozwój – i gdzie teraz planujecie się rozwijać – na wschód, na zachód?

Szymon Sobczak – Co-Founder i CTO Solvbot: Przede wszystkim do Unii Europejskiej – bo, tak jak mówił wcześniej Piotrek, Solvbot składa się z kilku modułów, w tym z modułu zarządzania kancelarią – i to właśnie on , oraz digitalizacja procesów przez metodę Kanban bardzo dobrze sprawdza się u naszych klientów. Widzimy, że jest rosnący popyt na Kanban dla prawników – dostrzegamy tu potencjał we współpracy z firmami szkoleniowymi. Aktualnie rozwijamy takie partnerstwo w Hiszpanii. Drugim, dość naturalnym kierunkiem są nasi sąsiedzi w Niemczech, a jeśli ten rynek, to cały region DACH. Jest kilka kancelarii, które działają przy granicy i obsługują zarówno polskich, jak i niemieckich klientów oraz pracowników. Kulturowo łatwiej się nam z nimi porozumieć, zebrać feedback – i tu mamy już za sobą kilka udanych pierwszych wdrożeń.

Docelowo nie chcemy się zamknąć na te dwa rynki – mierzymy siły na zamiary.  Moduły zarządzania kancelarią działają praktycznie wszędzie, a ujednolicenie prawa gospodarczego w Unii Europejskiej bardzo nam pomaga w rozwijaniu modułów ekonomicznych.

Nie chcemy żeby nasze oprogramowanie narzucało prawnikom, co mają robić w określonym postępowaniu, dajemy im narzędzia do obliczeń – to dość wolnorynkowe sprawy – niezależnie od tego, czy pieniądze pożycza firma z Polski, Hiszpanii czy dowolnego rynku, to odsetki, ekonomia działają podobnie czy to w Brazylii czy w Europie. Zarządzanie kancelarią, komunikacja tworzenie pism, to też jest wszędzie niezbędne i działa na podobnych zasadach, więc nasze oprogramowanie możemy potencjalnie skalować dalej w łatwy sposób. Na razie koncentrujemy się jednak na rynkach unijnych i to tu zamierzamy aktywnie działać przez najbliższe kilka miesięcy.  Wierzymy, że w niedalekiej przyszłości zawalczymy o wejście na kolejne rynki zagraniczne

I ostatnie pytanie: Aplikacje Jutra PFR wygraliście z Infino – czy to rozwiązanie, które połączyliście z Solvbot, rozwijacie je obok siebie, czy może zakończyliście jego rozwój?

Piotr Sarecki: Systemy Infino i Solvbot są obecnie połączone. Na bazie pierwszego rozbudowujemy moduł restrukturyzacyjny Solvbot. Infino powstało jako prototyp rozwiązania do analizy finansowej firmy. Obecnie ten moduł będzie przebudowywany w taki sposób , aby  pomagać w jej restrukturyzacji – na podstawie danych dostarczanych przez algorytmy wykorzystane w Infino. Nie traktujemy go jako oddzielny produkt.

Prawnicy gospodarczy potrzebują takiego kompleksowego narzędzia wsparcia. Trochę zastępujemy księgową, trochę rewidenta, a trochę CFO, dlatego staramy się uprościć to, co uwzględniliśmy w Infino, ale wciąż do jego wykorzystania potrzeba mieć już jakąś wiedzę ekonomiczną.

Dziękuję w takim razie za rozmowę i życzę podbicia europejskiego rynku Legal Techowego!