Administracyjne zaniedbania mogą Cię dużo kosztować. Gdzie na start-up czekają administracyjne pułapki?

Wszyscy wiemy, że droga do stworzenia skalowalnego, stabilnego biznesu i innowacyjnego produktu, który jest dopasowany do potrzeb rynku wymaga od founderów ogromnego zaangażowania, nakładu czasu i pracy. O tym, na jakie pułapki administracyjne muszą uważać start-upy, napisała Weronika Żmudka - People & Operations Partner w HR Hints.

Liderzy są z reguły świadomi tego, jak ważne jest odpowiednie rozpoznanie rynku, potrzeb klientów, potwierdzenie modelu biznesowego, koncentracja, wytrwałość w dążeniu do zamierzonego celu, dobór odpowiedniego i dopasowanego zespołu, czy właściwe i świadome skalowanie. Bardzo wiele mówi się i pisze o najczęstszych przyczynach, które doprowadzają do upadku startupów i młodych biznesów. Z zasłyszanych i przeczytanych historii można wyciągnąć wartościowe lekcje, a dzięki błędom popełnionym w przeszłości przez innych, dzisiejsi liderzy są bogatsi o doświadczenia poprzedników.

Pozostają jednak takie obszary, które do dziś wydają się być przez liderów nieco ignorowane, lub przynajmniej spychane na dalszy plan w obliczu większych wyzwań. Do nich należy między innymi niedoceniany obszar back-office, czyli działania związane z prawidłowym funkcjonowaniem firmy od wewnątrz, m.in. obsługa księgowo-finansowa, prawna czy HR. Pracując ze start-upami na co dzień, obserwujemy, jak negatywnie na efektywność firm wpływają zaniedbania z obszaru administracyjnego, bo przecież brak odpowiedniego zarządzania procesami wewnątrz organizacji wiąże się bezpośrednio ze spadkiem wydajności zespołu.

Z jednej strony chyba nikt nie posiada wątpliwości, że to, co dzieje się „na zapleczu” każdego start-upu, jest ważne. Z drugiej strony jednak, działy administracyjne bardzo często są zaniedbywane, a to prowadzić może do negatywnych konsekwencji w postaci utraconych szans biznesowych lub znacznego zwiększenia kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa.

Sprawdźmy zatem, gdzie na start-up czyhają pułapki administracyjne i jak się ich wystrzegać? Na które obszary należy zwrócić szczególną uwagę?

Jednym z największych wyzwań, które stoją przed prowadzącymi dynamiczne organizacje, jest proces raportowania do inwestorów. Bardzo często founderzy mają problem z terminowością dostarczania danych finansowych, ponieważ dokumentacja nie jest prowadzona odpowiednio. Z uwagi na brak niezbędnych danych powstają opóźnienia przy tworzeniu raportów i analiz, to z kolei powoduje, że zarówno start-up jak i inwestorzy nie mogą na czas podejmować decyzji biznesowych i weryfikować strategii sprzedaży, jaką obrali. Z perspektywy inwestorów, często prowadzi to do spadku zaufania wobec founderów, a także wielu frustracji. Przyczyną tych komplikacji jest zazwyczaj nieodpowiednio ułożona współpraca z biurem księgowym lub brak automatyzacji procesów gromadzenia dokumentów wewnątrz firmy.

Dlatego bardzo istotne jest, aby właściwie zweryfikować kompetencje biur zewnętrznych i przygotować proces ewidencji oraz opisywania dokumentów zgodnie z wymogami raportowania do zarządu lub inwestorów. Niezwykłym ułatwieniem jest również zadbanie o dostęp do programu księgowego, na którym pracuje księgowa wewnątrz organizacji.Pozwoli to na przyspieszenie procesu dostarczania dokumentów, które dzięki temu sami będziemy mogli skanować i wprowadzać do systemu, umożliwiając księgowej szybsze ich zaksięgowanie i tym samym szybsze przekazanie nam informacji księgowo-finansowej. W ten sposób znacznie przyspieszymy proces raportowania i wyeliminujemy problem dostarczania informacji finansowych z opóźnieniem, a to na dalszym etapie umożliwi szybsze i bardziej sprawne podejmowanie decyzji biznesowych.

Proste procedury ułatwią przepływ informacji!

Kolejnym wyzwaniem, z którym często mamy do czynienia w młodych organizacjach jest brak prostych procesów i procedur czy też instrukcji, co prowadzi do potęgującego się chaosu informacyjnego. W przypadku niewielkiego zespołu często zadania z obszaru back-office są rozdzielane pomiędzy różnych jego członków jako obowiązki dodatkowe. Osoby te najczęściej nie mają doświadczenia w danym obszarze, nie mają też wystarczająco dużo czasu, żeby odpowiednio zająć się tematem. Takie rozproszenie obowiązków nie pomaga pozostałej części zespołu, która często nie wie do kogo zwrócić się z konkretnym problem, a to rodzi frustrację i prowadzi do obniżenia zaufania. Nie jest to dobre dla organizacji, która najczęściej na tym etapie rozwoju i tak boryka się z problemami związanymi z brakiem przepływu informacji i komunikacją.

Dlatego bardzo ważne jest, aby przeprowadzić rozmowy z managerami działów i liderami, dzięki którym możliwe będzie ustalenie priorytetów przy tworzeniu nowych i prostych procesów czy instrukcji. Konieczne jest także odpowiednie ustawienie procesu przepływu dokumentów oraz informacji pomiędzy firmą a biurem księgowym, skrócenie drogi obiegu dokumentów, odpowiednie je opisywanie, kontrola wydatków i związanych z nimi faktur czy rachunków oraz bieżąca komunikacja z biurem, co pozwoli na sprawne zamknięcie miesiąca, a co za tym idzie, szybką informację finansową. Warto pamiętać, że duże znaczenie ma nie tylko sprawne dostarczenie dokumentów do księgowej, ale również ustalenie z nią stałych terminów dostarczania potrzebnych nam raportów oraz dokładna informacja, jakie konkretnie dane są nam potrzebne. Często biuro księgowe samo jest w stanie przygotować pewne analizy, jeżeli oczywiście ma informacje o konkretnych potrzebach swojego klienta.

Ułatw dostęp do kluczowych dokumentów!

Następnym, częstym problemem jest brak szybkiego dostępu do wielu kluczowych dokumentów (dokumentów rejestracyjnych spółki, umów handlowych, umów z dostawcami). Wszystkie dokumenty gdzieś są: na czyimś mailu, u szefa w biurku itp., niestety zebranie ich wszystkich w szybkim czasie jest często niemożliwe albo pochłania ogrom czasu. W dzisiejszych czasach, kiedy praca zdalna staje się coraz bardziej popularna, warto zastanowić się nad gromadzeniem tych dokumentów również w wersji online. W celu uporządkowania niezbędna jest zatem odpowiednia weryfikacja dokumentów które mamy i określenie, których dokumentów nam brakuje. Jest to konieczne w przypadku ewentualnych audytów przed kolejnymi rundami finansowania, czy kontrolami PIP lub ZUS. Jeśli chcemy uniknąć zbędnego stresu w tych sytuacjach, ważne jest odpowiednie ustawienie procesu archiwizacji dokumentów - czy to papierowo, czy w wersji online, a także wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Z całą pewnością odpowiednie prowadzenie działań w obszarze administracji i back office jest niezbędne, by organizacje funkcjonowały zgodnie z prawem, były efektywne, a także mogły zapewnić profesjonalną i sprawną obsługę klienta czy współpracę z partnerami biznesowymi. Jeśli founderom zależy na prowadzeniu organizacji na najwyższym poziomie, bardzo ważne jest, aby były one prowadzone z należytą uważnością. Wpływa to nie tylko na prawidłowe funkcjonowanie firmy, ale również świadczy o wiarygodności i niezawodności organizacji, a przede wszystkim zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Dzięki sprawnemu realizowaniu działań administracyjnych, founderzy będą mogli poprawnie oraz terminowo wywiązywać się ze swoich zobowiązań raportowych, prowadzić analizy, wyciągać wnioski, podejmować decyzje, czy badać wydajność pracowników. Dzięki odpowiednio zgromadzonym danym start-upymogą sprawniej i trafniej podejmować właściwe decyzje optymalizacyjne lub te, dotyczące kwestii związanych z podnoszeniem kompetencji zespołu.