Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest elektroniczny obieg dokumentów i co można przechowywać w chmurze;
• jak wdrożyć zdalną księgowość i jakie są tego korzyści;
• jakie są najlepsze systemy do elektronicznego obiegu dokumentów?

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny system zarządzania obiegiem dokumentów to zbiór procedur pozwalających na standaryzację, przechowywanie i koordynację wszystkich dokumentów w firmie w formie cyfrowej. Cyfryzacja rozwiązuje większość problemów generowanych przez papierową dokumentację – począwszy od korespondencji przez procesy administracyjne, aż po obsługę dokumentów księgowych. Nieopłacona na czas faktura lub niedotrzymanie terminu realizacji zamówienia? Elektroniczne dokumenty pozwalają na zawsze zapomnieć o tego typu problemach.

Kto może korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?

Mogłoby się wydawać, że elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie wyłącznie dla dużych firm. To jednak błędne przekonanie. W praktyce nawet freelancerzy i właściciele małych firm lub start-upów mogą czerpać korzyści z cyfryzacji dokumentów księgowych i administracyjnych. 

Jakie dokumenty można przechowywać w chmurze?

Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na archiwizację i przechowywanie praktycznie każdego rodzaju dokumentów księgowych. Dzięki temu możliwa jest całkowita eliminacja obsługi tradycyjnych dokumentów w formie papierowej. Co można przechowywać w chmurze?

• Dokumenty księgowe (faktury, rachunki, noty księgowe, raporty kasowe itp.),
• dokumenty kadrowe (akta osobowe, ewidencja czasu pracy, listy płac itp.),
• dokumenty administracyjne (korespondencja, pisma wewnętrzne, delegacje, umowy itp.).

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie krok po kroku?

Oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów od pierwszego dnia funkcjonowania działalności gospodarczej. W praktyce jednak większość przedsiębiorców decyduje się na takie rozwiązanie dopiero wtedy, gdy ilość firmowych papierów zaczyna robić się zbyt duża. Co zatem należy zrobić, aby sprawnie przeprowadzić proces cyfryzacji dokumentów?

Po pierwsze, należy dokładnie przeanalizować procesy zachodzące w firmie 

Taka analiza pozwoli określić rzeczywiste potrzeby firmy i dobrać odpowiedni system obiegu dokumentów. Warto też wziąć pod uwagę plany rozwoju przedsiębiorstwa w najbliższych latach. Idealny system powinien zawierać dodatkowe moduły, aby można go było rozbudowywać wraz z rozwojem organizacji.

Po drugie, powinno się wnikliwie prześledzić ścieżkę obiegu dokumentacji papierowej

Pozwoli to zdecydować, czy obecny proces jest optymalny i wystarczy go scyfryzować, czy też lepiej zaprojektować go od nowa. Może się zdarzyć, że wystarczy wprowadzić tylko kilka drobnych poprawek do obecnego procesu obiegu dokumentów, aby znacząco go usprawnić. 

Po trzecie, trzeba wprowadzać zmiany stopniowo

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może stanowić duże wyzwanie dla przedsiębiorstwa. Wymaga ono reorganizacji większości procesów w firmie, dlatego najlepiej wprowadzać zmiany stopniowo. Takie podejście minimalizuje ryzyko chaosu informacyjnego i pojawienia się błędów.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Rezygnacja z papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów pozwala znacznie skrócić czas potrzebny na obsługę dokumentów. W praktyce oznacza to również zmniejszenie kosztów związanych z utrzymywaniem rozbudowanej biurokracji. Różnicę można odczuć już przy kilku kontrahentach. W przypadku freelancerów elektroniczny obieg dokumentów może również pomóc w zwiększeniu wiarygodności i nawiązaniu współpracy z dużymi kontrahentami. Ze względu na swoje wewnętrzne procedury korporacje często nie mogą współpracować z firmami, które nie przestrzegają ściśle określonych zasad archiwizacji i wysyłania dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na standaryzację wszystkich dokumentów, a także gwarantuje bezpieczeństwo danych i dostosowanie do obowiązującego prawa (np. RODO). Jakie są najważniejsze korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

• Szybszy przepływ informacji między firmą a biurem rachunkowym i oszczędność czasu;
• niższe koszty administracyjne i księgowe dzięki automatyzacji rutynowych działań; 
• wysokie bezpieczeństwo dokumentów i ochrona danych poufnych;
• standaryzacja procesu obiegu wszystkich dokumentów w firmie;
• łatwy dostęp do narzędzi ułatwiających kontrolę nad procesami biznesowymi (raporty, analizy).

5 systemów do elektronicznego obiegu dokumentów polecanych w pracy zdalnej

• eDokumenty – zapewnia dostęp do bazy kluczowych narzędzi służących do organizacji pracy. Pozwala korzystać z gotowych modułów biznesowych, takich jak system obiegu dokumentów księgowych, workflow, CRM i wiele innych.
• Connecto – oferuje nowoczesne rozwiązania z zakresu obiegu dokumentów i informacji w firmie oraz planowania zasobów przedsiębiorstwa.
• Enovatio – narzędzia wspierające zarządzanie zespołami, obieg dokumentów oraz zgłoszenia helpdesk.
• Amodit – platforma pozwalająca usprawnić pracę organizacji na poszczególnych etapach. Ciekawym rozwiązaniem jest dostęp do modułu umożliwiającego zdalne podpisywanie prawnie wiążących umów w oparciu o technologię blockchain.
• Ideo – indywidualne rozwiązania pozwalające na digitalizację obiegu dokumentów i większości procesów firmowych.

Elektroniczny obieg dokumentów – bezpieczeństwo danych i integracja systemów informatycznych

Większość dokumentów firmowych zawiera wrażliwe dane na temat kontrahentów, pracowników, know-how organizacji itd. Dlatego bardzo ważne, aby wszystkie te informacje były przechowywane w sposób zorganizowany i bezpieczny. System do archiwizacji dokumentów elektronicznych powinien być wyposażony w odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Obecnie jest to już raczej standardem, jednak zawsze warto upewnić się, czy dostawca oprogramowania ma odpowiednie zabezpieczenia chroniące przed wyciekiem danych. Należy też przestrzegać dobrych praktyk zarządzania hasłami i uczulać na to współpracowników.

Ostatnią kwestią, o jakiej trzeba pamiętać, przestawiając się na elektroniczny obieg dokumentów, jest integracja nowego systemu z istniejącymi już rozwiązaniami informatycznymi wykorzystywanymi w firmie. Ułatwi to komfort pracy zdalnej nad dokumentami i wymianę informacji np. z biurem rachunkowym. Optymalna integracja pozwala też ograniczyć ewentualne błędy wynikające z rozbieżności danych pomiędzy systemami lub problemy z duplikacją dokumentów. Takie działania pozwalają oszczędzić czas i zwiększyć komfort pracy. To z kolei ma bezpośrednie przełożenie na optymalizację zysku, a do tego dąży każdy przedsiębiorca.